Lajkonik Snacks
System kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy w branży spożywczej
Lajkonik Snacks Sp. z o.o. to producent znanych w całej Polsce tradycyjnych słonych przekąsek, takich jak: paluszki, precelki, krakersy, rewersy, czy kulki.
Ta zlokalizowana w Małopolsce firma szczyci się tym, że od ponad 100 lat wypieka swoje produkty według tradycyjnej receptury.
Cele wdrożenia
- możliwość korzystania z 1 karty do bramy wejściowej i rejestracji czasu pracy,
- rejestracja czasu pracy zintegrowana z systemem SAP,
- korzystanie z infrastruktury starego systemu kontroli dostępu,
- kontrola ważności badań lekarskich wszystkich pracowników zakładu,
Efekty
- ograniczenie dodatkowych kosztów inwestycji,
- kontrola ważności badań lekarskich wszystkich pracowników zakładu,
- brak konieczności używania i noszenia przy sobie 2 kart,
- wymiana systemu na bardziej stabilny.
Wyzwanie
Ponad 2 lata temu firma Lajkonik dysponowała już systemem kontroli dostępu, jednak nowy system wejść do zakładu stał się niewygodnym problemem dla pracowników. „Mieścimy się na terenie, gdzie oprócz naszej firmy są jeszcze 2 inne zakłady produkcyjne. Na bramie wejściowej wprowadzono nowy system wejścia oparty na kartach Indala. W konsekwencji nasi pracownicy byli zmuszeni do noszenia dwóch kart równocześnie: jednej do naszego systemu kontroli dostępu, a drugiej do bramy wejściowej. Postanowiliśmy to ujednolicić tak, aby pracownicy nie skarżyli się na niewygodę” – wspomina p. Sławomir Połubiak, odpowiedzialny za wdrożenie projektu w Lajkonik Snacks Sp.z o.o. w Skawinie.
Tak zaczęła się współpraca UNICARDU z jednym z największych i najbardziej znanych w Polsce producentów słonych przekąsek. Nie był to jednak jedyny powód i kryterium wyboru wykonawcy. Lajkonikowi zależało także na tym, aby system rejestracji czasu pracy współpracował z systemem SAP, w którym wymiana plików jest obustronna. Z SAP pobierane są 2 pliki: informacje o pracownikach i dacie ważności ich badań lekarskich. Natomiast do SAP są przesyłane pliki z rejestracjami w formacie csv. Ta wymiana odbywa się cyklicznie co kilka godzin, raz dziennie wszystkie rejestracje są także archiwizowane.
Opis rozwiązania
Aktualnie na terenie Lajkonika działa ponad 100 przejść kontroli dostępu i 6 przejść rejestracji czasu pracy – dwa wejścia dla pracowników biurowych i cztery na hali produkcyjnej. Całe wdrożenie zajęło ponad 3 miesiące. Dlaczego tak długo? „To był ostatni kwartał 2015 roku, co oznacza dla naszej firmy pracę na 3 zmiany, 6 dni w tygodniu. Proces produkcji nie mógł być zakłócony przez prace monterów. Chcieliśmy także, aby przejście na nowy system odbywało się płynnie, z utrzymaniem rejestracji godzin pracy. Oprócz tego wszyscy instalatorzy UNICARD musieli posiadać aktualną książeczkę Sanepid, specjalny ubiór oraz odbyć szkolenie z zakresu bezpieczeństwa żywności. Prace wykonywane były w ściśle określonych godzinach, głównie w weekendy, kiedy prowadzono rutynowe przeglądy innych systemów” – dodaje p. Połubiak.
Korzyści
Sytuacja zastana w Lajkonik Snacks Sp. z o.o. była typowa dla wielu dużych zakładów produkcyjnych w Polsce. Firma zainwestowała jakiś czas temu w system kontroli dostępu na produkcję i do biur, ten jednak wymagał modernizacji. „Nie chcieliśmy rezygnować z wszystkiego, co do tej pory zostało zainstalowane. Według nas byłoby to niepotrzebne podrażanie kosztów takiego systemu. Ustaliliśmy więc z firmą UNICARD, że zostawimy i wykorzystamy czytniki kart i okablowanie ze starego systemu. To dla mnie było bardzo racjonalne podejście” – dodaje p. Połubiak.
Ograniczenie dodatkowych kosztów inwestycji to jedna z zalet wdrożonego systemu. Nie jest to jednak jego jedyna korzyść. Poza optymalizacją kosztów warunkiem koniecznym wdrożenia było utrzymanie jednej z ważniejszych dodatkowych funkcjonalności tego systemu, którą jest kontrola ważności badań lekarskich wszystkich pracowników zakładu. Przy ponad 400 osobach pracujących 6 dni w tygodniu na 3 zmiany kontrola ważności tych badań była bardzo uciążliwa. Nakładała uciążliwy obowiązek na i tak już zapracowanych kierowników. „W momencie zbliżania się końca ważności badań lekarskich pracownika system codziennie wysyła przypomnienie wchodzącej do pracy osobie na rejestratorze. Cały proces zaczyna się 30 dni przed upłynięciem terminu ważności badań, a kończy wraz z ich zrobieniem i wprowadzeniem tej informacji do systemu przez Kadry. Jeśli jednak pracownik nie wywiąże się z tego obowiązku, system nie wpuści tej osoby do zakładu, a tym samym nie będą płynęły jej rejestracje niezbędne do rozliczania czasu pracy” – wyjaśnia p. Połubiak.
Jakie korzyści dała wdrożona kontrola dostępu? „To przede wszystkim brak konieczności używania i noszenia przy sobie 2 kart oraz spadek awaryjności systemu. Przy okazji zinwentaryzowaliśmy wszystkie karty pracownicze, zweryfikowaliśmy uprawnienia pracowników do pomieszczeń” – wylicza p. Sławomir.
„W najbliższych planach na przyszłość jest także taka konfiguracja funkcjonujących na terenie Lajkonika infokiosków, aby mogły być wykorzystywane do rejestracji gości przychodzących do firmy. Wprowadzenie danych osobowych gościa za pomocą infokiosku będzie skutkowało przypisaniem indywidualnej karty do każdego gościa, dopisaniem mu opiekuna z firmy i zapisaniem tego w bazie danych systemu UniKD. Następnie odpowiednia karta zostanie wydana gościowi przez pracownika recepcji. Taki system pozwoli szybko przygotować raport na temat tego, ilu gości aktualnie przebywa na terenie zakładu i gdzie się znajdują. Informacja ta może okazać się niezbędna np. w przypadku konieczności ewakuacji” – dodaje Krzysztof Kusion, Key Account Manager w UNICARD SA w Krakowie.
Zastosowane produkty
