Urząd Miasta w Bydgoszczy

Urząd Miasta w Bydgoszczy

System rejestracji czasu pracy w Urzędzie Miasta w Bydgoszczy

Bydgoszcz jest jednym z największych miast Polski, malowniczo położonym nad rzeką Brdą i kanałem Bydgoskim. Jest jednocześnie największym miastem województwa kujawsko- pomorskiego i siedzibą jego Wojewody. Urząd Miasta w Bydgoszczy jest usytuowany w kilku lokalizacjach w centrum miasta, a jego liczne Wydziały (m.in. : Edukacji, Podatków, Geodezji, Spraw Obywatelskich czy Zamówień Publicznych) oraz biura meldunkowe mają swoje siedziby w pięknych, zabytkowych kamienicach.

Zapoznaj się z case study

Link do case study zostanie przesłany po uzupełnieniu formularza

Cele wdrożenia

Cele wdrożenia

  • wyeliminowanie papierowych list obecności
  • sieciowe rozwiązanie Rejestracji Czasu Pracy dla 4 lokalizacji urzędu

 

Efekty

Efekty wdrożenia:

  • ewidencja czasu pracy urzędników
  • sprawne rozliczanie dni roboczych pod koniec każdego miesiąca
  • rejestracja wyjść prywatnych pracowników

Wymagania

Do niedawna pracownicy urzędu podpisywali się codziennie na papierowych listach dostępnych w sekretariacie urzędu, a zestawienia list obecności były przekazywane z kilku lokalizacji do działu Kadr, pod koniec każdego miesiąca. Było to dość uciążliwe, gdyż listy krążyły między budynkami, konieczne było też odsyłanie podpisanych list obecności.

Urząd, a konkretnie jego Wydział Organizacyjno- Administracyjny postanowił usprawnić proces rejestracji czasu pracy przez wprowadzenie sieciowego rozwiązania dla wszystkich lokalizacji urzędu i jego pracowników. W wyniku postępowania przetargowego została wybrana oferta UNICARD SA, a w ciągu miesiąca została zrealizowana cała instalacja, wdrożenie i szkolenie pracowników Działu Kadr. Pan Piotr Fundament, który zajął się przygotowaniem specyfikacji przetargowej ocenia z perspektywy czasu wdrożenie za udane. „Wszystko odbyło się terminowo, we wszystkich 4 lokalizacjach, zarówno wdrożenie , jak i instalacja.”- wspomina p. Piotr Fundament z Wydziału Organizacyjno- Administracyjnego. Urząd zakupił też drukarkę do kart Evolis Pebble 4, dzięki czemu karty pracownicze są personalizowane bezpośrednio w urzędzie.

 

 

Opis rozwiązania

„W tej instalacji zostało wykorzystanych 11 rejestratorów czasu pracy SD1660 w wersji LAN, około 1000 kart pracowniczych oraz oprogramowanie UniRCP, które zostało zintegrowane z systemem Kadrowo- Płacowym” dodaje Wojciech Jóźwiak, handlowiec i opiekun klienta w oddziale UNICARD SA w Poznaniu. „Wdrożenie odbyło sie sprawnie, choć ze wzgledu na to, że odbywało się w zabytkowych budynkach, musieliśmy uzyskać wcześniej zgodę na kucie w ścianach, konieczne aby doprowadzić wszystkie kable. Dodatkowym utrudnieniem był fakt, że urząd pracował cały czas, a nasza instalacja nie mogła kolidować z normalną pracą i przychodzącymi załatwić sprawy urzędowe interesantami”- opowiada p. Jóźwiak.

 

Korzyści

 Korzyści

"Prowadzenie rejestracji czasu pracy, a w szczególności list obecności pracowników jest teraz dużo mniej uciążliwe niż poprzednio. Każde wyjście pracownika poza teren urzędu jest też zewidencjonowane dzięki czemu dzień roboczy każdego pracownika w systemie jest przejrzysty i klarowny” – podkreśla p. Małgorzata Kęsek, Kierownik Działu Kadr. „Odpadły nie tylko kwestie papierowe, ale też widać ile dany pracownik ma do odpracowania godzin związanych np. z wyjściami prywatnymi w danym miesiącu” dodaje p. Małgorzata. Po wdrożeniu systemu rejestracji czasu pracy przyszły inne pomysły na wykorzystanie kart pracowniczych. Spora liczba pracowników urzędu przyjeżdża w okresie letnio-jesiennym do pracy na rowerach. Został więc udostępniony specjalny parking dla rowerów tzw. „rowerownia”, a dostęp do niej mają wszyscy pracownicy przy pomocy swoich kart. „Dzięki temu rowery są zabezpieczone przed ewentualnymi kradzieżami, które niestety wcześniej się zdarzały. Do tego wiemy kto i kiedy wyjmował swój rower.” twierdzi p. Piotr Fundament