Podpis elektroniczny – co to jest, jak działa i do czego służy? - Unicard

Blog

Podpis elektroniczny – co to jest, jak działa i do czego służy?

Blog
Średni czas czytania:

Co to jest podpis elektroniczny, jakie daje korzyści i czy warto go mieć? W jaki sposób go wyrobić? Na te i inne pytania odpowiadam w artykule!

 

Od marca 2019 roku w Polsce mamy możliwość wyrabiania e-dowodów, czyli tradycyjnych dokumentów, tyle że z warstwą elektroniczną. Ich posiadanie uprawnia m.in. do sygnowania dokumentów, wykorzystując do tego podpis elektroniczny. Co to jest? Wszelkie informacje na temat e-podpisu znajdziesz w poniższym artykule!

Podpis elektroniczny – co to jest?

Definicja podpisu elektronicznego została zawarta w ustawie z dnia 18 września 2001 roku, według której są to „dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny”. Co to oznacza?

To inaczej narzędzie, dzięki któremu możliwa jest szybka oraz bezpieczna identyfikacja osób bądź instytucji, które przesyłają dokumenty za pomocą poczty elektronicznej. E-podpis składa się z informacji na temat jego właściciela, dzięki którym może on zostać zidentyfikowany.

 Podpis kwalifikowany - ciekawostka.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Możemy wyróżnić trzy rodzaje e-podpisów – kwalifikowany podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz zwykły podpis elektroniczny. Czym się od siebie różnią?

Podpis elektroniczny kwalifikowany

To inaczej bezpieczny podpis elektroniczny, który posiada certyfikat kwalifikowany oraz klucz prywatny, przechowywany na karcie kryptograficznej. Aby zostać uznany za kwalifikowany, podpis elektroniczny musi spełniać szereg wymogów eIDAS (rozporządzenia Unii Europejskiej w sprawie identyfikacji elektronicznej). Kwalifikowany podpis elektroniczny jest respektowany we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Jest przypisany tylko do jednej osoby, dzięki czemu identyfikacja jego autora jest szybka, a sam podpis trudny do sfałszowania.

Jest to jednak rozwiązanie odpłatne – za dostarczenie usługi odpowiadają kwalifikowani dostawcy, którzy muszą zostać zatwierdzeni przez Ministerstwo Cyfryzacji.

Co ważne, załatwienie sprawy urzędowej za pomocą e-podpisu, np. złożenie deklaracji podatkowej online, wymaga, aby był to bezpieczny podpis certyfikowany lub profil zaufany (darmowe rozwiązanie rządowe).

Zaawansowany podpis elektroniczny

Także potwierdzony certyfikatem. Zastosowane w nim środki udowadniają, że podpis jest jednoznacznie związany z dokumentem i autorem, a także trudny do sfałszowania. Przykładem zaawansowanego e-podpisu są popularne systemy oraz narzędzia do szyfrowania, odszyfrowywania czy uwierzytelniania, np. PGP.

Zwykły podpis elektroniczny

Czyli podpis elektroniczny, który nie zawiera certyfikatu kwalifikowanego (podpis niekwalifikowany). To inaczej elektroniczna deklaracja tożsamości właściciela, która jest cyfrową wersją podpisu odręcznego. Mogą się na nią składać imię i nazwisko czy faksymile.

Zwykły podpis nie gwarantuje takiego bezpieczeństwa danych, jak podpis z certyfikatem, dlatego najczęściej wykorzystuje się go do wymiany wiadomości drogą elektroniczną.

Kolejną różnicą jest fakt, że aby wykorzystywać zwykły podpis elektroniczny, nie trzeba przejść rygorystycznych procesów uwierzytelnienia tożsamości.

 Podpis elektroniczny - ciekawostka.

 

Zalety kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Jak zauważyłeś, podpis kwalifikowany jest znacznie bezpieczniejszy niż zwykły e-podpis, dlatego w tym artykule skupię się właśnie na nim.

Oto korzyści, jakie daje bezpieczny podpis kwalifikowany:

  • dokumenty, które zostaną nim podpisane, mają taką samą moc, jak te sygnowane odręcznie,
  • z e-podpisem kwalifikowanym nie ma konieczności bezpośredniego stawiania się np. w urzędzie, aby załatwić sprawy formalne, co jest sporą oszczędnością czasu,
  • sprawy urzędowe można załatwić w ten sposób w dowolnych godzinach, a nie tylko w czasie pracy urzędników,
  • w przypadku firm e-podpis usprawnia obieg dokumentów oraz pomaga zminimalizować papierologię.

Certyfikowany podpis elektroniczny to praktyczne rozwiązanie – zarówno dla użytku prywatnego, jak i w celach biznesowych. Chociaż jego wykorzystanie jest odpłatne, to koszt może się zwrócić – czasem zaoszczędzonym na staniu w urzędowych kolejkach czy wydatkami na dojazdy, by załatwić sprawy osobiście.

Jak wyrobić podpis elektroniczny?

Jak wspominaliśmy, kwalifikowany, bezpieczny podpis elektroniczny, który umożliwia m.in. załatwienie spraw urzędowych bez wychodzenia z domu, to rozwiązanie komercyjne. Aby móc z niego skorzystać, należy wykupić odpowiednią licencję u certyfikowanych dostawców (lista takich firm umieszczona jest na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji).

Koszt podpisu elektronicznego jest ustalany indywidualnie przez dostawców oraz zależy m.in. od czasu trwania licencji, liczby składanych podpisów czy urządzenia, które zostanie wykorzystane do sygnowania dokumentów.

Aby wyrobić podpis kwalifikowany, musisz nie tylko wykupić subskrypcję, ale także potwierdzić swoją tożsamość dowodem osobistym.

Jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym?

W skład zestawu, jaki otrzymasz, aby móc złożyć elektroniczny podpis kwalifikowany, wchodzą zwykle oprogramowanie, karta kryptograficzna oraz czytnik. Niektórzy dostawcy dają także możliwość skorzystania z aplikacji mobilnej do e-podpisu.

Podpisywanie dokumentu e-podpisem może być różne w zależności od tego, na jakiego dostawcę tej usługi się zdecydujesz, jednak najczęściej w pierwszym etapie należy zainstalować na komputerze oprogramowanie, następnie do czytnika włożyć kartę oraz uruchomić program. Aby podpisać dokument, należy wybrać go spośród dostępnych plików, następnie kliknąć opcje podpisu oraz zatwierdzić kodem PIN. 

E-podpis kwalifikowany – zastosowanie

Kwalifikowany podpis elektroniczny można wykorzystać w kilku celach. Oto najważniejsze z nich:

  • złożenie deklaracji ZUS,
  • podpis dokumentów do e-KRK oraz e-KRS,
  • podpis plików JPK,
  • podpisanie dokumentów do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
  • podpisanie dokumentów przetargowych,
  • podpisanie umowy leasingowej,
  • opłacenie faktur elektronicznych,
  • uwierzytelnienie dokumentacji medycznej,
  • zarejestrowanie działalności gospodarczej,
  • podpisywanie umów zakupu czy sprzedaży,
  • podpisywanie dokumentów komputerowych, np. WORD, PDF, zdjęć,
  • podpisywanie umów NDA,
  • finalizowanie transakcji finansowych.

Podpis elektroniczny – podsumowanie

Jak widzisz, rodzaje podpisów elektronicznych różnią się głównie poziomem bezpieczeństwa, jaki zapewniają. Jeśli zależy Ci na maksymalnej ochronie oraz całym spektrum możliwości zastosowania e-podpisu, zdecyduj się na ten z certyfikatem – to praktyczne i wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy pracują globalnie oraz chcą uniknąć piętrzących się papierowych dokumentów, jak i osób prywatnych.

Jeśli interesuje Cię temat e-podpisów, sprawdź także mój ostatni artykuł o e-dowodach oraz dowiedz się, jakie możliwości dają te dokumenty w wersji elektronicznej.

Wyświetlenia: 220

Podobał Ci się wpis?

Karolina Nowak

KEY ACCOUNT MANAGER

W zespole UNICARD odpowiada za inteligentne rozwiązania kartowe.