Rozliczanie czasu pracy. Co musisz wiedzieć, aby robić to dobrze? - Unicard

Rejestracja czasu pracy

Rozliczanie czasu pracy. Co musisz wiedzieć, aby robić to dobrze?

Rejestracja czasu pracy
Średni czas czytania:

Rozliczanie czasu pracy to dla wielu osób zadanie, które budzi grozę. Wbrew pozorom jest to jednak dość łatwe – wystarczy znać kilka prostych zasad. Co to jest norma czy wymiar czasu pracy? I jak rozliczać czas pracy pracownika? Wyjaśniamy!

 

Rozliczenie godzin pracy – kilka przydatnych pojęć

Zanim wyjaśnimy, jak rozliczać czas pracy, warto zapoznać się z najważniejszymi pojęciami, dzięki którym tematy kadrowo-płacowe będą znacznie bardziej przystępne.

Czas pracy – definicja

Na początku warto zdefiniować pojęcie „czas pracy”. Według kodeksu pracy jest to okres, w którym zatrudniony jest do dyspozycji swojego pracodawcy, niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków.

Okres ewidencji czasu pracy obejmuje nie tylko moment wykonywania danej czynności, ale również pozostawanie w gotowości do jej wykonania. W czas pracy wliczają się również prawnie obowiązujące przerwy, przysługujące każdemu zatrudnionemu, które są zależne od miejsca i rodzaju wykonywanych czynności. Do czasu pracy nie wlicza się jednak dojazd pracownika na miejsce wykonywanych czynności czy jego powrót do domu.

Norma czasu pracy

Norma czasu pracy to, innymi słowy, maksymalna liczba godzin, jakie zatrudniony pracownik może przepracować (także określona przez Kodeks Pracy). Okres rozliczeniowy zakłada, że przy pięciodniowym tygodniu pracy jest to 8 godzin dziennie, a więc 40 godzin w tygodniu.

Norma czasu pracy - ciekawostka.

Wymiar czasu pracy

Wymiar czasu pracy oznacza realną liczbę godzin, jaką pracownik powinien przepracować (w tygodniu, miesiącu). Jak obliczyć wymiar czasu pracy? Na początek pomnóż wszystkie pełne tygodnie w miesiącu rozliczeniowym razy 40 godzin. Następnie dodaj do tej liczby iloczyn pozostałych pojedynczych dni i 8 godzin.

PRZYKŁAD: W sierpniu 2021 będą to 4 pełne tygodnie po 40 godzin w każdym oraz dwa pojedyncze dni. A więc (4 tygodnie x 40 h) + (2 dni x 8h). Wymiar czasu pracy w tym miesiącu wynosi zatem 176 godzin.

Należy jednak pamiętać, że od tego wyniku należy odjąć godziny, kiedy pracownik nie pracował z powodów usprawiedliwionych.

Rozliczenie czasu pracy - ciekawostka.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, np. na pół etatu, wzór obliczeniowy jest taki sam – należy jednak obniżyć go proporcjonalnie do wymiaru czasu jego pracy.

PRZYKŁAD: W sierpniu 2021 dla pracownika zatrudnionego na pół etatu będzie to: ((4 tygodnie x 40 h) + (2 dni x 8h)) x 1/2. Wymiar czasu pracy w tym miesiącu wynosi dla niego zatem 88 godzin.

Doba pracownicza

Co to jest doba pracownicza? To czas 24 h, który rozpoczyna się od momentu, kiedy pracownik rozpoczął pracę. Np. jeśli jest to środa, godzina 9:30, to jego dobra pracownicza trwa do czwartku do godziny 9:30.

Praca w święta oraz niedzielę

Wiele osób zastanawia się, czy można pracować w niedzielę oraz święta. Kodeks pracy stawia sprawę jasno – dni te są wolne od pracy. Jednak istnieje kilka wyjątków, m.in.:

  • kiedy pracownik musi przeprowadzić akcję ratunkową (zagrożenie zdrowia lub życia ludzkiego, a także ochrona środowiska bądź mienia),
  • w hodowli bądź rolnictwie,
  • w przypadku wystąpienia awarii,
  • podczas ochrony osób/pilnowania mienia,
  • w przypadku zakładowych oddziałów ratunkowych czy straży pożarnych,
  • jeśli osoba jest zatrudniona w systemie zmianowym,
  • w przypadku prac koniecznych ze względu na bieżące potrzeby ludzi czy użyteczność publiczną, np. gastronomia, turystyka, zakłady opieki zdrowotnej.  

Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule: Praca w niedziele i święta. Czy to zgodne z Kodeksem Pracy?

Okres rozliczeniowy czasu pracy. Co to?

Kolejnym ważnym dla pracodawcy terminem jest „okres rozliczeniowy czasu pracy”. Najprościej rzecz ujmując jest to okres czasu, który może być wyrażany w tygodniach bądź miesiącach, w którym planowana jest praca zatrudnionych. Z kolei po jego upływie następuje rozliczenie czasu pracy.

Okres rozliczeniowy pracownika jest zależny od systemu pracy, wynosi on kolejno:

  • 1 miesiąc w systemie skróconego tygodnia oraz pracy weekendowej, jak również w ruchu ciągłym,
  • 1 miesiąc w pracach, które mogą być wykonywane do 16 lub 24 godzin na dobę,
  • 1 miesiąc, w uzasadnionych przypadkach 3 miesiące w równoważonym czasie pracy,
  • 4 miesiące w równoważonym czasie pracy, w którym prace uzależnione są od pory roku bądź warunków atmosferycznych,
  • 4 miesiące w systemie podstawowym,
  • 6 lub 12 miesięcy w rolnictwie i hodowli oraz przy ochronie osób i mienia.

Należy również pamiętać o wspomnianych już normach czasu pracy, czyli o maksymalnej ilości godzin, jaką pracownik może przepracować w ciągu:

  • doby – wynosi ona 8 h,
  • tygodnia – wynosi 40 h.

Rozliczanie czasu pracy. Może pomóc Ci w tym system

Przy obliczaniu czasu pracy nie należy zapominać również o obowiązujących normach odpoczynku, jaki należy się pracownikowi oraz wszelkich innych ustaleniach prawnych, które dotyczą osób niepełnosprawnych, młodocianych, opiekujących się dziećmi bądź kobiet w ciąży.

Pomocne przy takich rozliczeniach są nowoczesne systemy rejestracji czasu pracy, np. UNICARD, których moduły są zgodne z wszelkimi przepisami prawa pracy i pomocne w ustalaniu harmonogramów pracy naszych pracowników.

System UniRCP pozwala na dodanie informacji o konkretnym pracowniku i przyłączeniu go do odpowiedniej grupy rozliczeniowej, dla której ustala m.in. system czasu pracy czy długość okresu rozliczeniowego. Prócz tego pozwala również na integrację z systemami kadrowo-płacowymi, co ułatwia także przygotowanie płac.

Rozliczanie czasu pracy. Podsumowanie

Znasz już podstawowe pojęcia, takie jak norma czasu pracy czy wymiar pracy. Z pewnością rozliczenie czasu pracy nie będzie już tak skomplikowane.

Pamiętaj także, że pewnych obliczeń nie musisz wykonywać ręcznie – dużo efektywniej sprawdzi się do tego system rejestracji czasu pracy, który pomoże Ci z wygenerowaniem informacji o rozliczeniu. Sprawdź, jakie jeszcze możliwości daje, i oszczędzaj czas oraz zasoby.

Skontaktuj się z nami, a odpowiemy na wszelkie Twoje pytanie – możesz zaufać naszemu doświadczeniu, ponieważ w ciągu niemal 30 lat obecności na rynku wdrożyliśmy kilka tysięcy systemów RCP.

 

Kontakt z doradcą

Przeczytaj także:

✔️ Jakie są systemy czasu pracy? Lista i objaśnienie terminów

✔️ Biometria w systemach rejestracji czasu pracy. Czy to możliwe i zgodne z prawem?

✔️ 10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie

Wyświetlenia: 560

Podobał Ci się wpis?