Dlaczego nie stać cię na brak elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy?

Do tej pory w Twojej firmie stosuje się papierowe listy obecności? Implementacja elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy wydaje ci się niepotrzebna i kosztowna? Nawet nie zdajesz sobie sprawy z tego, że takie podejście codziennie zapewnia ci straty i sprawia, że wydajność pracy w Twojej firmie jest niższa. Tak naprawdę, nie stać cię na to, by nie mieć elektronicznego systemu rejestracji. Dlaczego? Poznaj system rejestracji czasu pracy i postaw na automatyczne liczenie godzin pracy!

Wydajność pracy a elektroniczna rejestracja czasu pracy

Wydajność pracy w Polsce, mimo tego, że każdego roku rośnie, nadal pozostawia wiele do życzenia. Gonimy Europę, ale i tak wg. raportów OECD zajmujemy 6 miejsce. Od końca. Czy to oznacza, że pracownicy w Polsce są leniwi i nie przykładają się do pracy? Niezupełnie. Tak naprawdę wydajność pracy nie ma aż tak wiele wspólnego z tym, jak zaangażowany w pracę jest Twój pracownik. Mocniej związana jest z dostępnymi narzędziami, zasobami firmy, stylem zarządzania, przygotowaniem do pracy samego stanowiska. Wyraźnie widać to na prostym przykładzie – jeśli w jednej szwalni 5 pracowników będzie szyło koszulę ręcznie, a w drugiej za pomocą maszyny do szycia, to nikogo nie zdziwi to, że szwalnia szyjąca maszynowo uszyje więcej koszul w ciągu dnia. I nawet jeśli pracownicy szyjący ręcznie będą lepsi w swoim fachu i spędzą w pracy 6 godzin dziennie więcej, to i tak nie dogonią „zautomatyzowanych” kolegów.

Co to ma wspólnego z elektroniczną rejestracją czasu pracy? Otóż jeśli jej nie masz, to tak, jakbyś szył koszule ręcznie. Oczywiście, taki system to jedynie jeden z elementów całości narzędzi i systemów wspierających pracę, ale na tyle ważny, że jego brak codziennie powoduje maleńkie straty, które jednak zsumowane mogą stworzyć całkiem spore koszty. Dlaczego nie stać cię na brak takiego systemu i ręczne liczenie godzin pracy?

Wyższe koszty prowadzenia dokumentacji kadrowej

Co tam, kadrowa sobie poradzi z rozliczeniami czasu pracy – myślisz. No i owszem, poradzi sobie. A jeśli masz księgowość zewnętrzną, którą rozliczasz „za pracownika” to w pewnym sensie nie interesuje cię to, ile czasu księgowa spędzi nad pojedynczą osobą. Jeśli jednak rozliczasz pracowników wewnętrznie, to obsługa systemu papierowego to przynajmniej kilkanaście – kilkadziesiąt godzin pracy twojej kadrowej, które idą w przysłowiowy piach. Pamiętaj, że prowadzenie papierowej ewidencji to nie tylko ręczne rozliczanie i liczenie godzin pracy oraz ręczne wprowadzanie danych do systemu, ale również konieczność drukowania każdego miesiąca papierowych list, pilnowania pracowników by się na nią wpisali i (co nierzadko zajmuje sporo czasu), uzupełnianie list pracowników, którzy np. nie podpisywali się na liście, a potem nagle złożyli wypowiedzenie na którym wykorzystali urlop i więcej ich w firmie nie widziano itd. To minuta po minucie strata, której nie byłby, gdyby każdy po prostu przy wejściu do firmy musiał odbić swoją kartę.

Straty finansowe przy umowie – zleceniu

Każdy przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników na umowę – zlecenie musi od stycznia 2017 roku prowadzić ewidencję czasu pracy tych osób. Minimalna stawka godzinowa, podwyższyła w wielu firmach koszty pracy i w związku z tym trzeba szukać oszczędności. Jeśli masz wiele osób zatrudnionych na zleceniu, to elektroniczne systemy rejestracji czasu pracy mogą być taką oszczędnością. Pamiętaj, że o ile pracownikowi na etacie przysługuje np. przerwa na posiłek, pracownikowi na zlecenie już nie. Precyzyjne liczenie godzin pracy, odliczanie każdego spóźnienia, wyjścia na papierosa czy lunch, to zaoszczędzone złotówki.

Mniejsza dyscyplina pracy bez systemu rejestracji czasu pracy

Choć sama fizyczna obecność pracowników nie gwarantuje jeszcze tego, że pracują (i to efektywnie), to elektroniczna rejestracja czasu pracy pozwala nie tylko poprawić dyscyplinę w firmie, ale również – w szerszej perspektywie – wskazać możliwe słabe ogniwa (przy czym chodzi tu zarówno o te osoby, które lekceważą zasady panujące w firmie jak i te, które pracują na tyle nieefektywnie, że stale muszą zostawać po godzinach).

To tylko kilka strat, jakie ponosisz każdego dnia prowadząc dokumentację metodami z zeszłego wieku.
Czy na pewno Cię na to stać?