Rejestracja czasu pracy

Poznaj nowe zasady rejestracji czasu pracy

Rejestracja czasu pracy
Średni czas czytania:

Nowe zasady rejestracji czasu pracy

Jednym z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy jest rozliczenie swojego pracownika z czasu, jaki przepracował. Wdrożenie właściwego systemu Rejestracji Czasu Pracy (RCP) pozwala na pełną kontrolę wielu obszarów m.in.: ułatwia zarządzanie czasem pracy oraz precyzyjne jego rozliczanie. Ważnym argumentem stojącym za wdrożeniem efektywnego systemu RCP jest też znaczna redukcja kosztów, ponieważ dla pracodawcy każda godzina spędzona przez pracownika na „rozmowach przy kawie” to konkretne cyfry i straty finansowe. Ponadto integracja narzędzia z systemem kadrowo-płacowym  pozwala uniknąć ewentualnych błędów, zapewniając odpowiednią dokumentację także w przypadku kontroli PIP.

Co to jest czas pracy?

Zacznijmy jednak od początku i zdefiniujmy podstawowe pojęcie „czas pracy”. Jest to okres, w którym zatrudniony jest do dyspozycji swojego pracodawcy, niezależnie od miejsca wykonywania obowiązków. Okres ewidencji czasu pracy obejmuje nie tylko moment wykonywania danej czynności, ale również pozostawanie w gotowości do jej wykonania. Wliczają się w to również prawnie obowiązujące przerwy, przysługujące każdemu zatrudnionemu, które są zależne od miejsca i rodzaju wykonywanych czynności. Mówi o tym Art.  128  Kodeksu pracy.

Czy pracodawca ma obowiązek prowadzenia rejestracji czasu pracy?

Zgodnie z przepisami prawa pracy każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić rejestr czasu pracy swoich pracowników. Należy podkreślić, że ten obowiązek dotyczy zarówno małych firm, jak i wielkich korporacji, bez względu na liczbę osób, które zatrudniają. 

Kiedy pracodawca nie musi ewidencjonować czasu pracy pracowników?

W odniesieniu do niektórych pracowników ustawodawca wprowadził możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie uproszczonej. 

Dotyczy to osób:

  • objętych systemem zadaniowego czasu pracy,
  • zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy
  • otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Mówi o tym Art.  149 § 2 Kodeksu pracy.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca jest zwolniony z pozostałych wymogów związanych z prowadzeniem karty oraz innej dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy na nowych zasadach

Od 1 stycznia 2019 r. zakres dokumentacji związanej z rejestracją czasu pracy uległ znacznemu rozszerzeniu. Zmieniły się również zasady wypełniania karty ewidencji czasu pracy. Wydłużeniu uległ też okres przechowywania całości dokumentacji.

Z aktualnego rozporządzenia dokumentacyjnego wynika, że należy wykazywać liczbę przepracowanych godzin (w tym w porze nocnej i nadgodzin) oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. 

Konieczne jest również określenie rodzaju i wymiaru zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, jak też wymiaru nieobecności nieusprawiedliwionej. Od 1 stycznia br. nie wystarczy już podanie ogólnej informacji o odbyciu przez pracownika dyżuru - trzeba podać godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, miejsce odbywania i liczbę godzin dyżuru. Ponadto w przypadku dni wolnych rozporządzenie wymaga wskazania tytułu ich udzielenia (np. dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, dzień wolny za pracę w takim dniu czy dzień wolny z tytułu niedzieli lub święta).

Nowe rozporządzenie znacznie rozszerzyło zakres dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy stała się jedynie jednym z jej elementów. Poza nią, od 1 stycznia 2019 r. na wspomnianą dokumentację składają się określone w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wnioski, dokumenty i zgody. Należą do nich przykładowo: wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych czy zwolnienia na dziecko do lat 14, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy czy zgoda pracownicy w ciąży na delegowanie jej poza stałe miejsce pracy.

Od 1 stycznia 2019 r., zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia, a także (zasadniczo) przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres. 

Nowe zasady rejestracji czasu pracy zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej

14 maja 2019 roku Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wydał wyrok, który może zaważyć na sposobie mierzenia czasu pracy we wszystkich krajach unijnych, w tym w Polsce. 

Na mocy ogłoszonego wyroku pracodawcy mogą zostać zobowiązani do wprowadzenia dostępnego dla pracowników systemu pomiaru czasu pracy. Chodzi o to, aby pracownik w każdej chwili mógł skontrolować czas przyjścia do pracy, liczbę godzin nadliczbowych, dostępny urlop. W niektórych przedsiębiorstwach o rozbudowanej strukturze, może oznaczać to konieczność wdrożenia systemów elektronicznego logowania do takich danych. Niektórzy pracodawcy już dawno udostępniają pracownikom takie dane, ale są i tacy, którzy dokumentację prowadzą jedynie na papierze, a pracownik odznacza swoją obecność, wpisując się na listę obecności. 

Rejestracja czasu pracy – papierowa czy elektroniczna?

Rejestracja czasu pracy prowadzona w formie papierowej jest sporym utrudnieniem dla małych firm, jednak dopiero w przypadku firm zatrudniających kilkadziesiąt czy kilkaset osób jest to wyzwanie czasochłonne i obarczone dużym ryzykiem błędu. 

Jak wygląda rejestr czasu pracy i co zawiera?

Pomocne przy takich rozliczeniach są nowoczesne systemy rejestracji czasu pracy np. Unicard, których moduły są zgodne z wszelkimi przepisami prawa pracy i są pomocne w ustalaniu harmonogramów pracy naszych pracowników. System UniRCP pozwala na dodanie informacji o konkretnym pracowniku i przyłączeniu go do odpowiedniej grupy rozliczeniowej, dla której ustala m.in. system czasu pracy czy długość okresu rozliczeniowego. Prócz tego pozwala również na integrację z systemami kadrowo-płacowymi, co ułatwia również przygotowanie płac.

Ponadto system RCP pozwala na zwiększenie dyscypliny wśród pracowników, a w konsekwencji efektywności zatrudnianych osób. Dzięki wprowadzeniu nowoczesnych rozwiązań pracodawca szybciej może wyliczyć nadgodziny, sprawdzić spóźnienia u zatrudnionych osób albo rozliczyć czas pracy.

Jakie są konsekwencje braku rejestracji czasu pracy?

Pracodawcy, którzy nie dostosują się do obowiązujących przepisów i nie wprowadzą ewidencji czasu pracy muszą liczyć się z wysokimi grzywnami. 

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł. (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Jaka jest cena systemu rejestracji czasu pracy?

W UNICARD do każdej oferty podchodzimy indywidualnie. Analizujemy potrzeby Klienta, doradzamy i dopiero na tej podstawie przygotowujemy ofertę zgodną z oczekiwaniami. 

Potrzebujesz więcej informacji o tym w jaki sposób zaimplementować w firmie system Rejestracji Czasu Pracy?
Zapraszamy do kontaktu. 

 

Wyświetlenia: 223

Podobał Ci się wpis?

Andrzej Mendak

Dyrektor Oddziału w Poznaniu

Z firmą UNICARD związany od 2000 roku. Od 2008 kieruje Oddziałem Unicard SA w Poznaniu. Odpowiedzialny za konsulting
i sprzedaż w obszarze systemów Kontroli Dostępu i Rejestracji Czasu Pracy