10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie

Zastanawiasz się nad inwestycją w system rejestracji czasu pracy, ale nie wiesz, czy to dobre rozwiązanie? Przedstawię Ci kluczowe powody, dla których warto to zrobić – z korzyścią dla portfela, jak i bezpieczeństwa firmy.

 

Spóźnienia do pracy, wcześniejsze wyjścia – zdarzają się każdemu z nas. I chociaż sporadycznie praktykowane nie są szkodliwe, to jednak notoryczne „obcinanie” z czasu pracy kilku minut może stać się poważnym problemem dla firmy.

Wyobraźmy sobie, że każdy z Twoich pracowników spóźnia się codziennie o 5 minut. Jeśli zatrudniasz 50 osób, miesięcznie jest to już 5000 minut. Daje to ponad 80 godzin! Jak pokazały ogólnopolskie badania Work Service S.A, średnio co trzeci Polak spóźnia się do pracy, a każdego roku polscy przedsiębiorcy mogą tracić nawet kilkanaście milionów złotych przez spóźnienia pracowników!

Jak się przed tym ochronić? Doskonałym rozwiązaniem jest nowoczesne oprogramowanie do rejestracji czasu pracy UniRCP, które okaże się praktyczne w wielu aspektach – nie tylko kontroluje czas pracy, ale jest także ogromnym ułatwieniem podczas jego rozliczania. Jakie są największe zalety i dlaczego warto takie oprogramowanie wdrożyć także w Twojej firmie? Poniżej przedstawiam 10 kluczowych powodów!

 

Zalety systemu rejestracji czasu pracy

✅ 1.     Kontrola wejść oraz wyjść pracowników zgodnie z harmonogramem ich pracy

System ma za zadanie przetwarzać wszelkie dane związane z czasem pracy Twoich pracowników. Administrator systemu ma możliwość dodawania do programu informacji o nowym pracowniku oraz przypisywania go do grupy, która funkcjonuje w strukturze firmy (np. dział marketingowy, dystrybucji, handlowy). Dla poszczególnych grup ustalane są parametry, takie jak:

• system czasu pracy (np. podstawowy, równoważny, przerywany, weekendowy),
• czas trwania okresu rozliczeniowego,
• dni wolne od pracy, np. święta,
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Na tej podstawie dla każdego zespołu, czy pojedynczego pracownika, możesz ustalać odpowiednią liczbę harmonogramów pracy.

 

✅ 2.     Zwiększenie dyscypliny wśród pracowników oraz usprawnienie organizacji

Automatyczna rejestracja czasu pracy usystematyzuje pewne nawyki. Pracownicy, mając świadomość, że dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia przez nich obowiązków jest zapisany w systemie, z pewnością będą pilnować, aby pojawiać się w firmie na czas i nie wychodzić z niej za wcześnie.

Dlaczego tradycyjna lista papierowa nie jest wystarczająca? Ponieważ nie stanowi żadnego dowodu na to, o której godzinie pracownik faktycznie stawił się w pracy lub kiedy z niej wyszedł. Na papierowej liście możemy wpisać dowolną informację – w przypadku systemu nie jest to jednak możliwe.

Warto także pamiętać, że spóźnienia do pracy negatywnie wpływają nie tylko na wydajność firmy, ale także atmosferę w zespole. Działają demotywująco oraz powodują frustrację – zwłaszcza gdy pozostają niezauważone.

 

✅ 3.     Intuicyjna obsługa i szybki dostęp do raportów

Program UniRCP jest nieustannie rozwijany, a jego użytkownicy mogą liczyć na wsparcie techniczne z naszej strony. Co równie ważne, system może być rozproszony i funkcjonować w kilku oddziałach firmy, zatem nasze rozwiązanie doskonale sprawdzi się nawet w przypadku bardzo dużych przedsiębiorstw.

Wszelkie błędy, np. zaburzenie logicznej kolejności zdarzeń, które zanotuje program, niezwłocznie zostaną przekazane operatorowi, który w dowolnym momencie może eksportować i przeglądać raporty – m.in. listy obecności, przepracowany czas, spóźnienia, wcześniejsze wyjścia, czy frekwencję pracownika. Dostęp do danych możliwy jest nie tylko z poziomu oprogramowania, ale także aplikacji UniWeb, więc wybrane raporty możesz przeglądać także będąc poza biurem. Jeżeli pracownik zapomni karty, operator systemu ma możliwość ręcznego uzupełnienia niezbędnych informacji.

 

✅ 4.     Współpraca z systemami kadrowo-płacowymi 

Zapomnij o wpisywaniu danych do Excela i ręcznym uzupełnianiu karty ewidencji czasu pracy. Program UniRCP nie tylko zbierze informacje o czasie pracy Twoich pracowników, ale także pozwoli na zdefiniowanie automatycznych reguł dla eksportu danych (również w określonym dniu i godzinie) do najpopularniejszych systemów kadrowo-płacowych, np. Sage, Teta, SAP, KOMA, InfoMedica, Enova 365, R2płatnik. Dzięki temu proces rozliczania pracowników może być znacznie ułatwiony.

 

✅ 5.     Kontrola nadgodzin, spóźnień oraz wcześniejszych wyjść

Jak już wspomniałem, spóźnienia pracowników to w wielu firmach codzienność. Z drugiej strony pojawiają się nadgodziny. One także powinny być stosownie rozliczane, a im więcej osób zatrudniasz, tym trudniej nadzorować czas ich pracy.

System rejestracji czasu pracy to narzędzie dyscyplinująco-kontrolne, które pozwala ograniczyć powyżej opisane problemy. Każdy z Twoich pracowników otrzymuje indywidualną kartę lub za pomocą telefonu dokonuje rejestracji podczas wejścia i wyjścia do miejsca pracy. W przypadku zastosowania zasilaczy buforowych dane zbierane są nawet wtedy, gdy w budynku zabraknie prądu. Gdy dojdzie do awarii sieci LAN, urządzenia przechowują odczyty w pamięci, a po przywróceniu komunikacji zostają one automatycznie ściągnięte do bazy danych. 

✅ 6.     Zmniejszenie ryzyka kradzieży

Rejestracja odbywa się za pomocą przypisanej indywidualnie dla każdego pracownika karty zbliżeniowej lub telefonu z funkcją NFC/Bluetooth. Dla wzmocnienia poziomu bezpieczeństwa istnieje także możliwość zamontowania w przejściu bramek obrotowych lub zainstalowania w okolicach rejestratora kamery IP zintegrowanej z systemem rejestracji czasu pracy. Każde zbliżenie karty powoduje rejestrację obrazu, a wykonane zdjęcia zostają zapisane w bazie danych. W dowolnym momencie istnieje możliwość porównania ich z danymi wprowadzonymi do programu.

Takie rozwiązania eliminują dwa problemy. Po pierwsze pożyczania sobie przez pracowników kart, a po drugie zmniejszają ryzyko, że niepowołane osoby dostaną się do budynku – zwłaszcza gdy system rejestracji czasu zostanie zintegrowany z systemem kontroli dostępu (KD). Dzięki temu zadbasz o poziom bezpieczeństwa w firmie i zmniejszysz ryzyko kradzieży czy wandalizmu na terenie biura bądź zakładu.

 

✅ 7.     Możliwość rozliczania pracy zdalnej

Od czasu pojawienia się pandemii COVID-19, ze względu na bezpieczeństwo, wiele firm zmieniło system pracy na zdalny lub hybrydowy. Czy rejestracja czasu pracy jest w takiej sytuacji możliwa? W jaki sposób mogę sprawdzić, o której godzinie moi pracownicy rozpoczęli, a kiedy zakończyli pracę na tzw. „home office”? Wielu przedsiębiorców stawia sobie takie pytania. Portal Iridium 360 Employee od UNICARD szybko rozwiązuje ten problem.

Za pomocą dedykowanej aplikacji lub przeglądarki internetowej Twoi pracownicy mogą zarejestrować początek i koniec pracy, a jeśli to konieczne – także przerwę lub wyjście służbowe.

Przeczytaj też: Praca zdalna w kodeksie pracy. Jakie zmiany wprowadzi nowa ustawa?

 

✅ 8.     Łatwa integracja z systemem kontroli dostępu

System rejestracji czasu pracy może zostać zintegrowany z innym niezwykle ważnym dla jakości funkcjonowania firmy systemem – kontroli dostępu. Obydwa programy mogą pracować na tej samej bazie danych, co eliminuje konieczność wprowadzania informacji o pracownikach oraz strukturze organizacyjnej do dwóch oddzielnych baz.

 

✅ 9.     Redukcja kosztów oraz optymalizacja zasobów

Każda minuta spóźnienia pracownika to straty dla Twojej firmy. W przypadku jednej osoby nie będą one wysokie, jednak im więcej osób zatrudniasz, tym więcej pieniędzy, jak i zasobów tracisz, gdy pracownicy nie pojawiają się punktualnie lub przed czasem wychodzą z biura czy zakładu.

Dzięki systemowi odciążysz także zespół kadrowy czy dział HR, które bez wsparcia oprogramowania muszą regularnie uzupełniać dokumenty związane z ewidencją. Opcjonalna integracja z systemami kadrowo-płacowymi dodatkowo usprawni i skróci proces rozliczania czasu pracy oraz naliczania wynagrodzeń.

 

✅ 10. Bieżące informacje o osobach przebywających i poruszających się po obiekcie

Każda z kart posiada własny, niepowtarzalny w ramach jednego systemu numer, dzięki czemu masz możliwość weryfikacji, które z kart zostały zarejestrowane przy wejściu do budynku. To szczególnie ważne np. w razie zbiorowej ewakuacji lub innej sytuacji, która wymaga bieżących informacji o liczbie osób znajdujących się w budynku. Takie rozwiązanie najlepiej działa w przypadku połączenia z system kontroli dostępu.

 

Rejestruj czas pracy w swojej firmie i czerp z tego korzyści

Jak widzisz, jest wiele powodów, dla których warto zdecydować się na system ewidencji oraz rejestracji czasu pracy. Najważniejszy z nich to przede wszystkim oszczędność – zarówno finansowa, jak i zasobów. Warto także pamiętać, że prowadzenie ewidencji jest obowiązkiem pracodawcy, a wszelkie błędy czy zaniechania mogą grozić surowymi konsekwencjami prawnymi.

Więcej o systemie i jego przykładowych wdrożeniach dowiesz się z naszego webinaru:

Obejrzyj webinar

Jeśli masz dodatkowe pytania lub chcesz dowiedzieć się, jak nasze rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie – jesteśmy do Twojej dyspozycji! Firma UNICARD w ciągu niemal 30 lat działalności wdrożyła tysiące takich systemów.

Kontakt z doradcą 

Sprawdź nasze case studies:

✔️ System kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy dla Lajkonik Snack

✔️ Systemy rejestracji czasu pracy i monitoring wizyjny dla Kopalni Soli „Wieliczka"

 

Powrót