Wyjście prywatne w czasie pracy - poznaj przepisy Kodeksu pracy!
Czy przerwa na załatwianie spraw osobistych, a co za tym idzie – wyjście prywatne w czasie pracy – jest ugruntowana przepisami prawnymi? I czy zwykła prośba o wcześniejsze wyjście z pracy wystarczy, jeśli pracownik chce skorzystać z takiej opcji? Wyjaśniamy zgodnie z Kodeksem pracy!
Czym są wyjścia prywatne w czasie pracy?
Do banku, apteki, lekarza, urzędu, paczkomatu, odebrać dziecko ze szkoły czy przedszkola… Większości z nas przynajmniej raz zdarzyło się wyjście prywatne w czasie pracy. Nie każdy zdaje sobie jednak sprawę z tego, że aby w godzinach pracy opuścić zakład (lub zgodnie z trybem pracy wielu firm – wyjść z domu podczas home office), konieczna jest prośba o wcześniejsze wyjście z pracy.
Jak to wygląda w praktyce? Przykładowo osoba zatrudniona, która pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00-15:00, planuje wyjście do lekarza w czasie pracy (od godziny 11:00 do 12:30). Nie może zrobić tego bez wiedzy i zgody przełożonego – takie zachowanie zostałoby odebrane jako samowolne opuszczenie miejsca pracy i mogłoby skutkować np. karą porządkową, ale nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Pracownik musi złożyć odpowiedni wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy.
Jest jeszcze jedna możliwość, uregulowana w Kodeksie pracy. Zgodnie z artykułem nr 141 „pracodawca może wprowadzić jedną przerwę w pracy niewliczaną do czasu pracy, w wymiarze nieprzekraczającym 60 minut, przeznaczoną na spożycie posiłku lub załatwienie spraw osobistych”. Za ten czas podwładny nie otrzyma jednak wynagrodzenia, a informacje o godzinnej przerwie powinny znaleźć się w zakładowym regulaminie lub zapisach umowy.
Jeśli zaś chodzi o wyjście służbowe pracownika w godzinach pracy, to zasady mogą różnić się w zależności od konkretnej firmy, branży, przepisów prawnych oraz umów indywidualnych. Jeśli pracownik w trakcie wyjścia służbowego pracuje, na przykład na spotkaniach z klientem lub w innej lokalizacji niż biuro, ten czas zazwyczaj jest uważany za czas pracy.
Jak powinien wyglądać wniosek o wyjście prywatne w czasie pracy?
Jeśli pracodawca nie przewiduje codziennej, 60-minutowej przerwy, a pracownik chce z powodów osobistych opuścić zakład w godzinach pracy, może złożyć wspomniany już pisemny wniosek o wyjście prywatne.
Przepisy nie definiują tego, co musi zawierać dokument, ani w jaki sposób czy w jakim terminie powinien zostać przedłożony. Warto w nim umieścić dane, stanowisko i odręczny podpis pracownika, dokładną datę i godzinę planowanej absencji, a także powód wyjścia prywatnego oraz proponowaną datę odrobienia nieobecności (jeśli chce je odpracować).
Prośba o wcześniejsze wyjście z pracy koniecznie musi zostać zaakceptowana (podpisana) przez przełożonego. Jest to szczególnie ważne, gdyby podczas przepustki pracownik uległ wypadkowi.
Czy pracodawca może nie zgodzić się na wyjście prywatne w godzinach pracy?
Kodeks pracy nie podaje listy powodów, które mogą uprawniać do otrzymania przez pracownika przepustki z pracy. Najczęściej wnioski dotyczą wizyty u lekarza, w placówce diagnostycznej czy urzędzie. Ostateczna decyzja w dużej mierze zależy jednak od woli pracodawcy, który nie musi wyrazić zgody na wyjścia prywatne w godzinach pracy.
Przykład:
Pracownik, który wykonuje swoje obowiązki w dni robocze w godzinach 8:00-16:00, chciałby wyjść z pracy o 14:30, aby móc pójść do fryzjera. Jego pracodawca uznał jednak ten powód za zbyt błahy i nie wyraził na to zgody.
Są jednak sytuacje, kiedy pracodawca bezwzględnie powinien udzielić podwładnemu zgody na opuszczenie zakładu pracy – jeśli ma on np. stawić się w sądzie, na komendzie policji czy w prokuraturze. Jeśli pracownik korzysta z przepustki z innych powodów, nie powinien robić tego nagminnie, a jedynie w uzasadnionych przypadkach.
Odpracowanie wyjścia prywatnego. Czy jest możliwe?
Każde prywatne wyjście w czasie pracy traktowane jest jako nieobecność usprawiedliwiona niepłatna. Gdy pracodawca zgodzi się, aby pracownik w godzinach pracy opuścił zakład z powodów osobistych, ten może odpracować ten czas, np. przychodząc wcześniej do pracy czy zostając po godzinach. Dzięki temu nieobecność nie pomniejszy wysokości jego wynagrodzenia.
Odpracowanie prywatnego wyjścia z pracy powinno nastąpić przed końcem okresu rozliczeniowego, w którym miło ono miejsce. Pracownik może wyrównać liczbę godzin tego samego dnia co dodatkowa przerwa, jak i w innym terminie ustalonym wraz z pracodawcą (także przed planowanym wyjściem). Jeśli wyjście prywatne trwa kilka godzin, możliwe jest odpracowanie go w partiach (po kilka godzin w kilka dni).
Przykład:
Pracownik, który wykonuje swoje obowiązki od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-17:00, w środę 26.01.2022 roku musi wyjść z pracy o godzinie 12:00, aby odwiedzić lekarza. Ustalił zatem z pracodawcą, że 25.01.2022 oraz 27.01.2022 roku zostanie w pracy po dwie godziny dłużej, natomiast 28.01.2022 – jedną godzinę dłużej.
Należy także mieć na uwadze, że odpracowanie wyjścia prywatnego nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, a więc nie uprawnia do otrzymania finansowej rekompensaty za dłuższe zostanie w zakładzie (zapis Kodeksu pracy, art. 151 § 21). Nie może również w żaden sposób naruszać prawa osoby zatrudnionej do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Zgodnie z przepisami, każdemu pracownikowi przysługuje prawo minimum 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu jednej doby oraz 35 godzin w każdym tygodniu. Nie powinno również mieć miejsca w dni wolne od pracy.
Wynagrodzenie za wyjście prywatne w godzinach pracy. Zasady wyliczania
Jak już wspominaliśmy, godzin obejmujących wyjście celu załatwienia spraw osobistych nie wlicza się do czasu pracy, zatem nie przysługuje za nie wynagrodzenie (chyba że inaczej postanowiono w wewnątrzzakładowym regulaminie). Pracodawca może jednak uznać za wyjątki sytuacje, gdy osoba zatrudniona opuszcza zakład pracy, aby udać się do sądu czy na posterunek policji.
W pozostałych sytuacjach, jeśli pracownik chce otrzymać zgodne z umową wynagrodzenie zasadnicze, powinien odpracować wyjście prywatne w czasie godzin pracy.
Jeśli opuszczenie zakładu w celach prywatnych, a następnie odpracowanie wyjścia, przypada w jednym miesiącu, wówczas wyliczając wynagrodzenie dla pracownika nie trzeba modyfikować stałej kwoty wypłaty. Natomiast w przypadku, gdy osoba zatrudniona odpracowała wyjście prywatne w innym terminie, należy:
- w miesiącu, w którym pracownik wyszedł z pracy wcześniej w celach prywatnych, wynagrodzenie stosownie obniżyć;
- w miesiącu, w którym pracownik odpracował wyjście prywatne, jego wynagrodzenie należy podwyższyć o odpracowane godziny.
Ze względu na to, że wymiar czasu pracy w poszczególnych miesiącach jest różny, wyliczanie wynagrodzenia powinno uwzględniać ten aspekt, ale tym samym może skutkować różnymi kwotami wynagrodzenia.
Przykład:
Miesięczne wynagrodzenie pracownika X, zatrudnionego w pełnym wymiarze godzin na podstawie umowy o pracę, wynosi 4000 zł. W lutym 2022 z powodów prywatnych wyszedł on z pracy 3 godziny wcześniej, co odpracował w marcu.
Wynagrodzenie w lutym:
4000 : 160 (wymiar czasu pracy w tym miesiącu) = 25 zł
25 zł x 3 godziny wyjścia prywatnego = 75 zł
4000 zł – 75 zł = 3925 zł
Wynagrodzenie w marcu
4000 : 184 = 21,73 zł
21,73 zł x 3 godziny odpracowane za styczeń = 65, 19 zł
4000 zł + 65,19 zł = 4065,19 zł
Ewidencja wyjść prywatnych podczas pracy. Jak ją prowadzić?
Wyjście prywatne w godzinach pracy powinno być możliwe wyłącznie na pisemny wniosek pracownika. W niektórych zakładach pracy funkcjonuje także książka wyjść służbowych i prywatnych, w której osoby zatrudnione wpisują datę i godzinę opuszczenia zakładu. Ten sposób jednak nie sprawdzi się w dużych korporacjach, gdzie korzystniejsza okaże się rejestracja czasu pracy.
Dlaczego ewidencja wyjść prywatnych jest tak ważna? Pierwszym ryzykiem jest sytuacja, w której pracownik pod nieobecność w biurze ulegnie wypadkowi. Jeśli nie powiadomił o wyjściu przełożonego, wówczas zdarzenia nie będzie można uznać za wypadek przy pracy (brak związku między pracą a wypadkiem). Sytuacja nie jest prostsza, gdy osoba zatrudniona złoży wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy i otrzyma stosowną zgodę – nawet wtedy nie ma gwarancji, że wypadek zostanie uznany za wypadek przy pracy, jednak pracownikowi grozi mniej przykrych konsekwencji.
Po drugie nieusprawiedliwione wyjścia prywatne, bez wiedzy i zgody pracodawcy, generują koszty dla firmy. Pracownik, zamiast wykonywać swoje obowiązki, poświęca czas na załatwienie spraw osobistych. Krótka, sporadyczna absencja może nie odbije się za bardzo na portfelu pracodawcy, ale regularne wyjścia prywatne wielu osób, w połączeniu np. ze spóźnieniami, to nawet tysiące złotych miesięcznie i godziny niewykorzystanych zasobów.
Rejestruj czas pracy pracowników i bądź na bieżąco!
Jak widzisz, prośba o wcześniejsze wyjście z pracy w celu załatwienia spraw prywatnych to nie tak znów rzadki przypadek. Może zdarzyć się, że pracownik będzie musiał opuścić zakład pracy kilka godzin szybciej niż zwykle, co powinno być poprzedzone złożeniem stosownego wniosku oraz odpowiednio rozliczone lub odpracowane.
Chcesz mieć pewność, że Twoi pracownicy zaczynają i kończą pracę o właściwej godzinie, a do tego szybciej rozliczać czas pracy? Niezastąpiony okaże się system rejestracji czasu pracy (RCP), który pozwala nawet na integracje z programami kadrowo-płacowymi.
Zaciekawił Cię taki temat? Przeczytaj więcej na jego temat artykule 10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy. A jeśli masz dodatkowe pytania lub chcesz wiedzieć, co system rejestracji czasu pracy może dać Twojej firmie – skontaktuj się z nami!
Przeczytaj także:
✔️ Monitorowanie czasu pracy pracownika. Jak robić to skutecznie i co zyskasz?
✔️ Sprytniej, szybciej, wydajniej, czyli optymalizacja procesów w firmie. Co daje?
