System kontroli dostępu a polityka bezpieczeństwa firmy

Systemy kontroli dostępu są ważną częścią polityki bezpieczeństwa w przedsiębiorstwach. Pomagają w jej egzekwowaniu i są kluczowym elementem ochrony. 

Ich zadaniem jest zarządzanie uprawnieniami użytkowników, aby dostęp do zasobów czy informacji był ograniczony do odpowiednich osób. Umożliwiają śledzenie i rejestrowania zdarzeń, co jest ważne dla wykrywania nieprawidłowości oraz przeprowadzania dochodzeń po incydentach. 

Aby jednak system KD w praktyce wspierał procedury bezpieczeństwa, musi zostać dopasowany do wymagań i specyfiki organizacji. W artykule wyjaśnię, jak wykorzystać kontrolę dostępu, tworząc strategię bezpieczeństwa dla firmy. 

Audyt potrzeb firmy 

Nie istnieje uniwersalny system kontroli dostępu, pasujący do każdej firmy. Różne organizacje mają swoje specyficzne potrzeby i wyzwania. 

Ważne jest, aby przeprowadzić szczegółową ocenę, która obejmuje: 

• analizę aktualnych metod zarządzania dostępem; 
• listę najważniejszych zasobów;  
• określenie zagrożeń wynikających z nieuprawnionego dostępu; 
• zrozumienie wymagań i potrzeb użytkowników; 
• określenie przepisów i standardów, które system kontroli dostępu musi spełniać. 

Analiza aktualnych praktyk 

Jej podstawią jest audyt aktualnie stosowanych zasad bezpieczeństwa. Konieczne jest szczegółowe zbadanie procesów, narzędzi oraz metod działania przyjętych w organizacji. 

Podczas analizy kluczowe jest skoncentrowanie się na wykryciu niedociągnięć, luk czy potencjalnych ryzyk w aktualnie stosowanych praktykach. Dotyczy to zagrożeń zarówno z zewnątrz, jak i z wewnątrz, włączając w to ryzyko nadużyć lub nieświadomego złamania procedur. 
 

Identyfikacja najważniejszych zasobów i obszarów wymagających zabezpieczenia 

Następnym etapem jest utworzenie wykazu zasobów firmy, które potrzebują zabezpieczenia. Dotyczy to na przykład:

• pomieszczeń, w których przechowywane są ważne dokumenty;  
• sprzętu komputerowego;  
• oprogramowania;
• magazynów;
• serwerowni. 

Po identyfikacji tych zasobów kluczowe staje się ich zaklasyfikowanie pod kątem stopnia wrażliwości i ich wartości dla firmy. Pewne informacje, np. dane osobowe klientów czy poufne dokumenty przedsiębiorstwa, mogą potrzebować intensywniejszej ochrony. Proces ten jest wspierany przez systemy kontroli dostępu, które fizycznie chronią miejsca przechowywania danych wrażliwych. 

W oparciu o analizę ryzyka i wagi poszczególnych zasobów, konieczne jest ustalenie priorytetów w ich zabezpieczaniu. Aktywa o najwyższym znaczeniu i ryzyku powinny być zabezpieczone jako pierwsze lub objęte szczególnymi środkami kontroli dostępu, takimi jak np. weryfikacja wieloskładnikowa. 

Analiza potencjalnych skutków nieuprawnionego dostępu 

Przed wyborem właściwego systemu zabezpieczeń należy dokładnie zrozumieć możliwe następstwa nieuprawnionego dostępu lub innych incydentów związanych z bezpieczeństwem. 

Warto uwzględnić:

• możliwe straty finansowe;
• wpływ na wizerunek firmy;
• zakłócenia w ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa;
• ewentualne reperkusje prawne. 

Analiza potrzeb różnych grup użytkowników  

Ważne są też rozpoznanie i zrozumienie potrzeb różnych grup użytkowników, np.: 

• pracowników stałych, 
• pracowników tymczasowych, 
• gości, którzy odwiedzają firmę (dostawcy, partnerzy, klienci, kandydaci do rekrutacji). 

Należy zebrać informacje o uprawnieniach ich dostępu i wymaganiach dotyczących bezpieczeństwa. Następnym krokiem jest ustalenie, kiedy i w jaki sposób każda z tych grup będzie korzystała z systemów kontroli dostępu. 

Zgodność systemu z przepisami 

Zapewnienie, aby system był zgodny z obowiązującymi normami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, jest kluczowe szczególnie dla organizacji, które zarządzają wrażliwymi danymi, takimi jak szpitale, kancelarie prawne, urzędy czy banki.  

Na przykład, rozporządzenie RODO (General Data Protection Regulation) nakłada na organizacje w Unii Europejskiej szereg wymogów dotyczących ochrony danych, w tym zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa i umożliwienia użytkownikom dostępu do ich danych oraz kontrolę nad nimi.  

Z kolei lokalne przepisy mogą narzucać instytucjom wymogi dotyczące przejść ewakuacyjnych, odbywania regularnych audytów bezpieczeństwa czy sposobów reagowania na incydenty. 

Dobór systemu KD 

Prawidłowo wykonany audyt stanowi klucz do wyboru systemu kontroli dostępu, który będzie odpowiadał na konkretne potrzeby biznesowe i wyzwania związane z bezpieczeństwem organizacji. 

System lokalny czy chmurowy? 

W branży bezpieczeństwa fizycznego następuje przejście od tradycyjnych systemów kontroli dostępu - opartych na serwerach lokalnych - do rozwiązań chmurowych (ACaaS), jak impero 360 od UNICARD Systems. 

System KD oparty na chmurze: 

• umożliwia logowanie i zarządzanie aplikacją z dowolnego miejsca i o każdej porze - wystarczą dostęp do Internetu oraz urządzenie z przeglądarką www; 
• dzięki ACaaS obniża koszty początkowe, eliminując potrzebę zakupu serwerów, specjalistycznego sprzętu czy zatrudniania ekspertów IT; 
• eliminuje potrzebę ciągłej, samodzielnej interwencji wymaganej w przypadku serwerów lokalnych - zarządzanie bezpieczeństwem i regularne aktualizacje są w pełni obsługiwane przez Data Center; 
• jest łatwy w adaptacji i rozbudowie, co pozwala na sprawne dopasowanie rozwiązania do ewoluujących potrzeb organizacji; 
• dzięki płatności abonamentowej pozwala rozłożyć wydatki w czasie (często są to płatności miesięczne lub roczne), a więc nawet firmy z ograniczonym budżetem mogą korzystać z tej technologii; 
• dzięki integracji z Azure Active Directory z jednego konta możliwe jest zarządzanie tożsamościami użytkowników w systemach KD i IT. To nie tylko ułatwia pracę, ale przede wszystkim pomaga w utrzymaniu bezpieczeństwa.

Dobór odpowiednich zabezpieczeń 

Dobierając zabezpieczenia, zwróć uwagę na takie technologie i możliwości jak: 

• dostęp mobilny, czyli czytniki kontroli dostępu mogą obsługiwać nie tylko karty, ale i smartfony z aplikacją; 
• uwierzytelnianie wielopoziomowe, np. identyfikator + znany tylko użytkownikowi kod PIN dla miejsc szczególnie chronionych; 
• biometria, np. autoryzacja za pomocą odcisku palców, skanu twarzy czy tęczówki. 

Oprócz tego, firmy mogą zastosować dodatkowe środki ochrony, jak: 

• monitoring wizyjny;
• system SSWiN; 
• kołowroty czy bramki obrotowe. 

Integracja z innymi rozwiązaniami 

Aby ulepszyć zarządzanie i poprawić bezpieczeństwo, systemy kontroli dostępu powinny umożliwiać skuteczną integrację z aktualnie wykorzystywanymi lub przyszłymi rozwiązaniami, takimi jak monitoring CCTV,

systemy alarmowe czy ochrony przeciwpożarowej. 

Elastyczny system KD powinien bez trudu współpracować także z: 

• systemami parkingowymi,  
• systemem rezerwacji sal konferencyjnych; 
• systemem do awizacji gości (VMS); 
• systemem awizacji pojazdów; 
• systemami zarządzania budynkiem BMS, w tym kontrolą wind, ogrzewania, oświetlenia, klimatyzacji oraz czujnikami dymu; 
• systemami do rejestracji czasu pracy,
• urządzeniami higieny produkcji; 
• systemami ERP, takimi jak: SAP, Enova, Sage Symfonia, TETA, Comarch ERP Optima. 

Więcej przykładów znajdziesz tutaj: Z czym można (i warto!) zintegrować systemy kontroli dostępu? 23 przykłady integracji 

Określenie zasad zarządzania systemem kontroli dostępu 

Na tym etapie kluczowe jest stworzenie reguł określających dostęp do zasobów w organizacji oraz przyznanie odpowiednich uprawnień. 

Uprawnienia mogą być przydzielane zarówno poszczególnym osobom, jak i grupom pracowników, w zależności od ich roli i miejsca pracy, na przykład różnicując dostęp między pracownikami działu produkcji, magazynu czy HR. 

Uprawnienia można też rozróżniać ze względu na: 

• dni tygodnia; 
• godziny; 
• lokalizacje, gdy system jest rozproszony; 
• wykonywane zadania; 
• zmiany nocne/dzienne; 
• poziomy certyfikacji i kwalifikacji. 

Zarządzanie kontrolą dostępu wymaga również gotowości na nietypowe czy krytyczne sytuacje. Kluczowe jest opracowanie planów działania na wypadek wykrycia naruszeń bezpieczeństwa, takich jak nieuprawniony dostęp czy próby włamań. W momencie zagrożenia, istotne jest posiadanie wyraźnych procedur, takich jak plany ewakuacji, aby system kontroli dostępu skutecznie wspierał ogólną politykę bezpieczeństwa firmy. 

Szkolenia  

Najważniejszym efektem szkoleń jest upewnienie się, że każdy pracownik zna cel wdrożenia kontroli dostępu oraz rozumie, w jaki sposób system wpływa na bezpieczeństwo pracowników i zasobów firmy.  

Użytkownicy KD muszą też wiedzieć: 

• jak postępować w przypadku awarii systemu;  
• co zrobić na wypadek zagubienia lub uszkodzenia karty dostępu; 
• jak reagować na potencjalne naruszenia bezpieczeństwa; 
• jakie są konsekwencje związane z niewłaściwym użyciem identyfikatorów lub dzieleniem się nimi z innymi osobami.  

Szkolenia można dostosować do różnych ról i poziomów dostępu w firmie. Na przykład, personel ochrony może potrzebować bardziej zaawansowanego wdrożenia, podczas gdy pracownicy biurowi zwykle potrzebują podstawowych informacji na temat codziennego użytkowania SKD. 

Przeczytaj także: Wdrożenie systemu kontroli dostępu w praktyce: jak wygląda proces?

Analiza oraz ocena pracy systemu 

System KD należy regularnie monitorować i oceniać pod kątem efektywności oraz skuteczności działania. 

Ocena powinna obejmować np.: 

• testowanie sprawności komponentów systemu; 
• analizę zdarzeń;  
• przegląd zgodności z przepisami prawa oraz aktualną polityką bezpieczeństwa. 

Regularne przeglądy oraz konserwacja są zalecane przez producentów SKD, a monitoring zwykle można przeprowadzić we współpracy z dostawcą systemu. 

Te działania pozwalają na utrzymanie kontroli dostępu w prawidłowym stanie technicznym oraz dostosowanie go do ewoluujących potrzeb i wyzwań polityki bezpieczeństwa. 
 

Kontrola dostępu jako element polityki bezpieczeństwa: podsumowanie 

Efektywnie zaprojektowana i wdrożona polityka bezpieczeństwa to klucz do ochrony nie tylko przed zagrożeniami z sieci, ale też zapewnienie bezpieczeństwa fizycznego.  

Systemy kontroli dostępu stanowią fundament tej strategii, chroniąc sprzęt, dokumenty oraz dając poczucie bezpieczeństwa pracownikom. Kluczowe jest nie tylko wybranie odpowiedniego systemu, ale również opracowanie procedur i przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników. Proces ten - począwszy od audytu, aż po ocenę efektywności - gwarantuje, że zabezpieczenia są dostosowane do unikalnych potrzeb i potencjalnych ryzyk danej organizacji.  

Jeśli Twoja firma rozważa inwestycję w system kontroli dostępu lub planujesz usprawnić aktualne rozwiązania, porozmawiajmy o tym, jak możemy Cię w tym wesprzeć.

Zadaj nam pytania o system dla Twojej firmy