Zakup systemu kontroli dostępu: koszt czy inwestycja? - Unicard

Kontrola dostępu


Zakup systemu kontroli dostępu: koszt czy inwestycja?

Kontrola dostępu
Średni czas czytania:

 

Dobrze podjęta decyzja biznesowa to taka, która opiera się na analizie zysków i strat. Podobnie jest podczas wyboru systemu kontroli dostępu (SKD/KD).  

Często podczas rozmowy z klientami, którzy rozważają zakup systemu, słyszę pytanie: czy to mi się opłaca? Czy w ostatecznym rozrachunku zyski będą większe niż koszt inwestycji? 

Dlatego w tym artykule rozważę, czy SKD to rozwiązanie, w które warto zainwestować. 

 

Od czego zależy cena systemu kontroli dostępu?

Zacznijmy od tego, co szczególnie ciekawi inwestorów, czyli kosztów. Trudno mi w tym momencie podać konkretną kwotę – na ostateczną cenę wpływa wiele czynników. Zależy ona m.in. od liczby zabezpieczanych przejść, potrzebnych modułów, integracji (np. z systemem rejestracji czasu pracy, monitoringiem wizyjnym), liczby pracowników oraz istniejącej u inwestora infrastruktury 

Różnica w opłatach wynika też z rodzaju systemu. Rozwiązania chmurowe nie wymagają własnej serwerowni, co obniża koszty inwestycji, podobnie jak licencja SaaS.

Na cenę systemu KD wpływ ma nie tylko oprogramowanie, ale także: 

Niektórzy inwestorzy decydują się też na zakup własnej drukarki do kart, bramek obrotowych, urządzeń do pomiaru temperatury, higieny produkcji, montaż kamer, alarmów… Oczywiście są to dodatkowe opcje, a w większości przypadków system może efektywnie działać bez nich. Jednak przed zakupem należy zastanowić się nad oczekiwaniami i potrzebami organizacji, aby dobrać jak najlepsze rozwiązanie. 

 

Korzyści z inwestycji

Bezpieczeństwo, bezpieczeństwo i jeszcze raz bezpieczeństwo. To właśnie ono sprawia, że firmy z właściwie każdej branży decydują się na wdrożenie systemu kontroli dostępu. Oczywistą zaletą jest zmniejszenie ryzyka kradzieży czy wandalizmu, a także ochrona pracowników oraz mienia.  

SKD daje też możliwość stałego monitorowania i rejestrowania ruchu osób w obiekcie czy wyznaczania dostępu wyłącznie do określonych obszarów. W wielu sektorach obowiązują przepisy dotyczące bezpiecznego przechowywania wrażliwych informacji, a także ograniczania dostępu do miejsc z taką dokumentacją. Banki, szpitale czy instytucje rządowe to placówki, gdzie dokumenty w serwerowniach czy archiwach muszą być chronione przed nieautoryzowanym dostępem. System kontroli dostępu gwarantuje przestrzeganie tych standardów i podnosi zaufanie do firmy. 

Jednak wielu klientów, z którymi rozmawiam, nie zdaje sobie sprawy z jeszcze jednego faktu: system KD = większa efektywność. A to też prowadzi do oszczędności. 

Przykład?  

  • Kontrola wejścia pozwala usprawnić lub wyeliminować obsługę recepcyjną, gdy budynek odwiedzają goście. 
  • Administrator oprogramowania ma dostęp do informacji o tym, kto i kiedy wszedł czy wyszedł z budynku lub pomieszczenia, co jest przydatne np. w konieczności ewakuacji
  • Kontrola dostępu może być także zintegrowana z systemem rejestracji czasu pracy. Wówczas kontakt identyfikatora z czytnikiem nie tylko otwiera drzwi, ale też rejestruje początek lub koniec pracy, co znacznie ułatwia i przyspiesza prace kadrowe. Pozwala też monitorować spóźnienia pracowników

Spójrzmy na badanie „Branża bezpieczeństwa w Polsce 2022/2023” - 74% respondentów deklaruje, że w ubiegłym roku zwiększyło nakłady na rozwiązania techniczne, wspomagające lub zastępujące ochronę fizyczną. W dłuższej perspektywie jest to niewątpliwie oszczędność, ale i lepsza efektywność. Zamiast osoby odpowiedzialnej za wydawanie przepustek i kluczy czy sprawdzanie identyfikatorów, mamy właściwie bezobsługowy, stabilny system. 

System KD - infografika ze statystyką

 

Potencjalne wady i wyzwania związane z wdrożeniem systemu dostępowego

Jak każde rozwiązanie, system KD ma jednak też swoje wady, chociaż w tym wypadku raczej określiłbym je jako wyzwania. 

Decydując się na SKD, należy przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych pracowników. Udzielając dostępów, potrzebujemy np. ich mienia i nazwiska, pełnionego w firmie stanowiska, czy opcjonalnie zdjęcia. Należy zadbać o to, by były to informacje przeznaczone dla osób upoważnionych. Dlatego dostęp do systemu powinni mieć tylko wyznaczeni operatorzy oraz administratorzy.  

Ważne jest także odpowiednie szkolenie pracowników i wyjaśnienie im celu oraz korzyści z wdrożenia systemu. W końcu słowo „kontrola” nie wszystkim kojarzy się pozytywnie… Jednak szczera rozmowa przełamie potencjalny opór przed „nowym”, a przede wszystkim uświadomi zespołowi, jaki wpływ na ich bezpieczeństwo ma technologia. 

A co z wydajnością systemu? Czy wymaga stałych aktualizacji? Czy jest skalowalny? Zaawansowany, nowoczesny system rozwija się wraz z organizacją, a firma dostarczająca oprogramowanie i sprzęt powinna zapewniać serwis i bieżące wsparcie. 

 

Analiza zwrotu z inwestycji (ROI) w kontekście systemu kontroli dostępu 

Jak szybko zakup systemu KD może się "zwrócić"? Aby obliczyć ROI, konieczne jest zestawienie oszczędności i korzyści finansowych z jego wdrożenia oraz kosztów związanych z inwestycją.  
 
Podczas procesu zakupu należy poświęcić czas na zebranie jak największej ilości danych na temat kosztów istniejącego rozwiązania. To m.in.: 

  • koszty zatrudnienia pracowników ochrony; 
  • czas poświęcony na administrowanie istniejącym rozwiązaniem, m.in. przydzielanie fizycznych kluczy, ich dorabianie, wymiana, czas poświęcony na weryfikowanie przepustek; 
  • a także potencjalne straty poniesione w wyniku naruszenia bezpieczeństwa, np. kradzieży towarów lub danych. 

Warto także rejestrować wpływ obecnego rozwiązania na produktywność pracowników, np. ile czasu poświęcają na: 

  • rozwiązywanie problemów związanych z dostępem, wymianę zgubionej karty,  
  • kontaktowanie się z kierownictwem w celu uzyskania dostępu do określonego obszaru, 
  • dodatkowe podróże w celu odzyskania klucza, który zostawili w domu. 

Kontynuuj śledzenie tych statystyk, gdy zaczniesz korzystać z nowego, inteligentnego systemu kontroli dostępu. W ten sposób będziesz w stanie dokonać bezpośredniego porównania kosztów produktywności i wydajności starego rozwiązania z nowym oraz dokładnie obliczyć zwrot z inwestycji. 

Przykład: 

Firma ABC z branży księgowości, zatrudniająca 150 osób, nie posiada systemu kontroli dostępu. W swoim biurze przechowuje poufne informacje klientów, a dostępu do wejścia strzeże całodobowo zespół ochrony. Pracownicy, aby dostać się do środka, korzystają z przepustek, natomiast wewnątrz budynku używają kluczy. Firma na ochronę fizyczną miesięcznie przeznacza 20 tysięcy złotych brutto. Do tego średnie miesięczne koszty dorobienia kluczy i identyfikatorów oraz sporadycznie – wymiany zamków – wynoszą około 250 zł brutto. 

Każdy pracownik na zarządzanie przepustkami, korzystanie z kluczy i autoryzowanie dostępu z kierownictwem dziennie poświęca około 7 minut. Przy średnim miesięcznym koszcie zatrudnienia pracownika wynoszącym 11 000 brutto, daje to straty w postaci ponad 24 000 zł miesięcznie (przy zatrudnieniu 150 pracowników). Zatem średni miesięczny koszt ochrony mienia wynosi dla firmy ABC ponad 44 000 zł brutto. 

Jeśli firma ABC zrezygnuje z fizycznej ochrony, a zamiast niej zainwestuje w system kontroli dostępu, którego całkowity koszt wynosi 112 000 zł, inwestycja zwróci się już po 3 miesiącach. 

 

Case study z wdrożenia systemu KD: Maczfit i Grape Up 

Wielu klientów, dla których wdrażamy systemy KD, za cel stawia sobie nie tylko zwiększenie bezpieczeństwa, ale i obniżenie kosztów. Takie efekty osiągnęliśmy m.in. we współpracy z marką Maczfit, producentem i dostawcą cateringu dietetycznego. Firmie zależało na wdrożeniu rozwiązań, które usprawniłyby procesy dezynfekcji oraz higieny pracowników. 

Zainstalowana w Maczfit bramka higieniczna z kontrolą dostępu zapewnia większą kontrolę i dyscyplinę pracy, a także doskonali procesy dezynfekcji pracowników. Rozwiązanie wpływa również na obniżenie kosztów produkcji, systematycznie chroniąc w zakresie higieny oraz oszczędzając czas potrzebny na dokładną dezynfekcję.  

System KD w wersji chmurowej – impero 360 – wdrożyliśmy z kolei dla marki Grape Up z branży konsultingu technologicznego. Klient chciał zamontować wspólny system dla różnych oddziałów, zintegrowany m.in. ze szlabanami parkingowymi.  

Jednolity system umożliwia swobodne przemieszczanie się uprawnionych pracowników między oddziałami Grape Up. Zdalne zarządzanie dostępem usprawnia codzienną pracę i skraca cały proces. To szczególnie ważne kwestie w przypadku rozproszenia zespołu między różnymi oddziałami. 


--- 
Zatem wracam do pytania – system kontroli dostępu to koszt, a może inwestycja? Z mojego doświadczenia wynika, że zdecydowanie to drugie. Pamiętajmy, że żyjemy w czasach digitalizacji, dlatego warto korzystać z jej dobrodziejstw.  

Jeśli zastanawiasz się, czy w Twoim przypadku warto zdecydować się na SKD to zapraszam do kontaktu z firmą Unicard, postaramy się dobrać dla Ciebie odpowiednie rozwiązanie.  

Porozmawiajmy o kosztach systemu dla Twojej firmy

 

Przeczytaj także:

✔️ Vademecum kontroli dostępu – poznaj system od A do Z!

✔️ Zwiększenie bezpieczeństwa w firmie dzięki systemowi kontroli dostępów - TOP 7 przykładów

 

Wyświetlenia: 424

Podobał Ci się wpis?

Wojciech Jóżwiak

KEY ACCOUNT MANAGER

W UNICARD pracuje od ponad 10 lat. Ekspert w zakresie doradztwa i sprzedaży systemów rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu.