Rozliczanie delegacji. Jak rozliczyć delegację krajową i zagraniczną?

Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak powinno wyglądać rozliczanie delegacji, dobrze trafiłeś. Poinstruujemy Cię, jak wypełnić druk delegacji, jak rozliczyć podróż służbową krajową lub za granicę oraz wyjaśnimy, czy pracownik może odmówić delegacji. Czytaj dalej!

 

W wielu zawodach delegacje krajowe czy zagraniczne to chleb powszedni. Co ciekawe, według szacunków Deloitte około 20% wszystkich delegatów do Państw Unii Europejskiej stanowią Polacy. Najczęściej wysyłani są, aby realizować projekty bezpośrednio u klienta, szkolić się lub uzupełniać niedobory kadrowe w innych oddziałach firmy.

Temat delegacji budzi jednak wiele pytań – zarówno ze strony pracodawcy czy działu kadr, jak i samych pracowników. W naszym artykule skupimy się zarówno na tym, co to jest delegacja, kto może zostać wysłany w podróż służbową, jak i wyjaśnimy, jak rozliczyć delegację.

 

Co to jest delegacja, czy jest obowiązkowa i ile może trwać?

Definicję wyjazdu służbowego pośrednio zawiera Kodeks pracy. Delegacja to zlecone przez pracodawcę zadanie służbowe, które wykonywane jest poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. Kodeks pracy nie wyjaśnia, ile może trwać delegacja. Przyjmuje się, że podróż służbowa nie powinna być jednak dłuższa niż 3 miesiące.

Warto również wiedzieć, że nie każdy wyjazd pracownika, nawet jeśli jest zgodny z powyższą definicją, można uznać za podróż służbową. Wyrok Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 roku, akt II PK 165/06 głosi, że w sytuacji, „gdy pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Może wówczas przysługiwać mu dodatek miesięczny”.

Wielu pracowników zastanawia się, czy delegacja jest obowiązkowa? Przepisy jasno określają, że podróż służbowa nie może być zlecona kobiecie w ciąży ani pracownikowi, który opiekuje się dzieckiem do lat 4. W przypadku tych dwóch grup wyjazd służbowy jest dozwolony wyłącznie za ich zgodą, która może zostać w każdym momencie przez nich odwołana.

Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik może także odmówić delegacji w sytuacji, gdy:

• polecenie wyjazdu służbowego narusza zasady współżycia społecznego,
• warunki pracy nie są zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy,
• warunki pracy stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika,
• wykonywane przez pracownika czynności mogą stwarzać zagrożenie dla życia lub zdrowia osób trzecich,
• niestabilna sytuacja polityczna w miejscu delegacji stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa pracownika,
• pracownik posiada zaświadczenie od lekarza, według którego stan zdrowia nie pozwala mu na odbycie podróży służbowej.

Nie mogą to być zatem powody bezprawne, za tu muszą wynikać z konkretnych okoliczności. Jeśli pracownik bezpodstawnie nie pojedzie na delegację, pracodawca może wyciągnąć wobec niego konsekwencje (takie zachowanie może skutkować nawet rozwiązaniem umowy).

 

Jak wypełnić druk delegacji?

Polecenie wyjazdu służbowego to dokument, w którym pracodawca określa najważniejsze warunki delegacji. Nie jest obowiązkowy, jednak warto go przygotować, aby uniknąć nieporozumień.

Nie istnieje także jeden przyjęty wzór polecenia wyjazdu służbowego. Przykładowy dokument może zawierać:

• dane pracownika, który ma odbyć wyjazd służbowy,
• stanowisko, jakie piastuje pracownik,
• cel wyjazdu,
• miejsce rozpoczęcia oraz zakończenia podróży,
• termin podróży,
• czas trwania podróży,
• środek transportu,
• informacje o zaliczce, jaką pracownik otrzyma na pokrycie kosztów podróży,
• termin rozliczenia podróży służbowej,
• podpis osoby do tego upoważnionej, np. managera, kierownika.

 

Rozliczenie delegacji krajowej. Jak to zrobić?

Rozliczenie podróży służbowej, odbywającej się na terenie kraju, w którym zatrudniony jest pracownik, powinno pokrywać takie koszty jak transport, wyżywienie, czy nocleg, a także inne niezbędne oraz udokumentowane wydatki.

Rozliczenie diety krajowej

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku dieta w czasie podróży krajowej wynosi 30 zł za dobę podróży. Jest ona przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia.

Rozliczenie diety krajowej oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Jest jednak kilka warunków, które należy uwzględnić.

 

Jeżeli podróż służbowa trwa mniej niż dobę i wynosi:

• poniżej 8 godzin – dieta nie przysługuje,
• od 8 do 12 godzin – pracownik otrzymuje 50% diety, czyli 15 zł;
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości, czyli 30 zł.

 

Jeżeli z kolei podróż służbowa trwa dłużej niż 24 godziny, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości (30 zł). Także za niepełną, ale rozpoczętą dobę, pracownik otrzyma rozliczenie:

• do 8 godzin – przysługuje 50% diety, czyli 15 zł;
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości, czyli 30 zł.

 

Minister Pracy i Polityki Społecznej wymienia także kilka sytuacji, kiedy dieta za podróż służbową nie przysługuje pracownikowi wcale:

• jeżeli zostanie oddelegowany do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego;
• jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie;
• jeżeli pracownik przebywa w podróży służbowej, która trwa minimum 10 dni i w dniu wolnym od pracy środkiem transportu określonym przez pracodawcę wraca do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego (nie otrzyma diety za dzień wolny).

 

Jeżeli pracodawca podczas delegacji zapewnia bezpłatne wyżywienie, kwota diety jest zmniejszana, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie lub kolacja – 25% diety;
• obiad – 50% diety.

 

Rozliczenie noclegu w delegacji krajowej

Każdy nocleg, który podczas podróży krajowej pracownik spędzi w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, podlega rozliczeniu.

Zwrot kosztów następuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale na jedną dobę nie może wynosić więcej niż dwudziestokrotność stawki diety (w uzasadnionych przypadkach pracodawca może przekroczyć ten limit).

Jeśli pracownikowi podczas delegacji nie zapewniono bezpłatnego zakwaterowania oraz nie przedłożył rachunku za pobyt w hotelu, może on otrzymać ryczałt za nocleg w delegacji. Ryczałt za każdy nocleg wynosi 150% diety oraz przysługuje tylko wtedy, gdy trwał on minimum 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00.

WAŻNE: Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg w delegacji nie przysługują za czas przejazdu oraz wtedy, gdy pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

 

Zwrot kosztów dojazdów w delegacji krajowej

Jeżeli w trakcie delegacji pracownik ponosi koszty dojazdu środkami komunikacji (np. do pracy i z powrotem), powinien otrzymać ryczałt na ich pokrycie w wysokości 20% diety (6 zł).

Gdy pracownik przebywa w delegacji dłużej niż 10 dni, ma możliwość otrzymania zwrotu kosztów przejazdu, jeśli w dzień wolny od pracy zdecyduje się pojechać do miejscowości swojego pobytu stałego lub czasowego. Środek transportu może jednak zostać ustalony przez pracodawcę.

Pracownik może także odbyć podróż służbową prywatnym samochodem, aby tylko za zgodą pracodawcy. Wówczas pracodawca pokrywa udokumentowane rachunkami wydatki poniesione przez pracownika na paliwo, parkingi czy opłaty drogowe. Rozliczenie podróży służbowej przebytej prywatnym autem pracownika następuje na podstawie tzw. kilometrówki (liczba przejechanych w celach służbowych kilometrów x ustawowa stawka za 1 km).

 

Jak rozliczyć delegację krajową? Przykład

Pan Jacek został wysłany na delegację krajową do miejscowości oddalonej o 700 km od jego miejsca zamieszkania. Podróż rozpoczęła się 11 października 2021 roku o godzinie 7:00 i zakończyła 14 października 2021 o godzinie 16:00. Pan Jacek podróżował pociągiem, pracodawca nie zapewniał mu bezpłatnego wyżywienia. Przed delegacją Pan Jacek pobrał od pracodawcy zaliczkę w wysokości 150 zł.

Rozliczenie delegacji krajowej Pana Jacka:

• Dieta: Pan Jacek spędził w delegacji 3 pełne doby i 9 godzin, zatem dieta wynosi 4x30 zł = 120 zł.
• Nocleg: usługa hotelowa potwierdzona rachunkiem wyniosła 330 zł
• Środki transportu: Pan Jacek na miejscu nie korzystał z komunikacji miejskiej, za podróż pociągiem w obie strony przedłożył rachunek o wysokości 155 zł.

Zwrot kosztów delegacji wynosi: 120 zł + 330 zł + 155 zł – 150 zł zaliczki = 455 zł

 

Rozliczenie delegacji zagranicznej. Jak to zrobić?

To, jak powinno wyglądać rozliczenie delegacji zagranicznej, wyjaśnia wspomniane już rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013.

Czas trwania delegacji zagranicznej

Czas podróży zagranicznej liczony jest na podstawie komunikacji:

• lądowej – od momentu przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej – od momentu startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do momentu lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej – od momentu wypłynięcia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do momentu wpłynięcia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

 

Dieta delegacji zagranicznej

Dieta w służbowej podróży zagranicznej przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Wysokość diety zagranicznej jest różna w zależności od docelowego państwa, do którego pracownik zostaje oddelegowany i została określona ustawowo w załączniku do rozporządzenia Ministra…. Jeżeli są to dwa lub więcej państwa, pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Diety zagraniczne - stawki obowiązujące w 2023 roku dla przykładowych państw:

• Austria: 57 Euro dziennie
• Belgia: 55 Euro dziennie
• Chiny: 55 Euro dziennie
• Czechy: 41 Euro dziennie
• Francja: 55 Euro dziennie
• Hiszpania: 50 Euro dziennie
• Holandia: 50 Euro dziennie
• Niemcy: 49 Euro dziennie
• Rosja: 48 Euro dziennie
• Wielka Brytania: 45 funtów brytyjskich dziennie

 

Jeśli podróż służbowa trwa pełną dobę, dieta zagraniczna przysługuje w pełnej wysokości. Gdy doba nie jest pełna, rozliczenie diety zagranicznej uzależnione jest od liczby przepracowanych godzin:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
• 8-12 godzin – przysługuje 1/2 diety,
• więcej niż 12 godzin – pełna dieta

 

Jeśli w trakcie służbowej podróży zagranicznej pracodawca zapewnił pracownikowi bezpłatne, całodzienne wyżywienie, dodatkowo przysługuje mu 25% diety ustalonej we wspomnianym rozporządzeniu.

Jeśli wyżywienie zapewnione jest częściowo, kwota diety jest zmniejszona o jego koszt przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolacja – 30% diety.

 

Rozliczenie noclegu w delegacji zagranicznej

Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownik otrzyma zwrot kosztów w wysokości określonej we wspomnianym już załączniku – limity są różne w zależności od państwa. Nocleg musi być jednak udokumentowany rachunkiem.

Jeśli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitów krajowych (w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przekraczających ten limit).

Limit noclegu dla przykładowych państw:

• Austria: 150 Euro za nocleg
• Belgia: 200 Euro za nocleg
• Chiny: 170 Euro za nocleg
• Czechy: 120 Euro za nocleg
• Francja: 200 Euro za nocleg
• Hiszpania: 200 Euro za nocleg
• Niemcy: 170 Euro za nocleg
• Rosja: 200 Euro za nocleg
• Wielka Brytania: 220 funtów brytyjskich za nocleg

 

Zwrot kosztów dojazdów w delegacji zagranicznej

Pracownikowi wyjeżdżający na delegację zagraniczną może otrzymać ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca autobusowego, kolejowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Jeśli pracownik ponosi wyżej wymienione koszty dojazdu tylko w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.

Jeśli w miejscu delegacji pracownik ponosi koszty dojazdu środkami komunikacji publicznej, może otrzymać ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

Wymienione ryczałty nie przysługują, w sytuacjach gdy pracownik:

• podróżuje w delegację zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem;
• ma zapewnione bezpłatne dojazdy;
• nie ponosi kosztów, na których pokrycie są przeznaczone te ryczałty.

 Jeżeli zagraniczna podróż służbowa trwa więcej niż 30 dni lub państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie, pracodawca może zgodzić się na pokrycie kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

 

Rozliczanie delegacji służbowych. Podsumowanie

Wszelkie informacje o tym, jak rozliczyć delegację, znajdują się w Kodeksie pracy oraz rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. W wielu firmach podróże służbowe to codzienność, dlatego tak ważna jest znajomość tych przepisów oraz ich właściwa interpretacja.

Kolejnym ważnym aspektem jest rozliczanie czasu pracy, co ułatwia elektroniczna rejestracja czasu pracy. Zamiast wypisywać dane do Excela i ręcznie uzupełniać listy obecności czy kartę ewidencji czasu pracy, lepiej skorzystać z szybszych rozwiązań. System UniRCP nie tylko zbiera informacje o czasie pracy Twoich pracowników, ale nawet umożliwia zdefiniowanie automatycznych reguł dla eksportu danych (także w określonym dniu czy godzinie) do najpopularniejszych systemów kadrowo-płacowych, takich jak Enova 365, Teta, Sage, InfoMedica, SAP, R2płatnik, KOMA. To nie tylko ułatwia rozliczanie pracowników, ale i redukuje koszty i pozwala odciążyć zasoby.

Sprawdź nasze rozwiązanie i zadbaj o to, aby szybko, sprawnie i zgodnie z prawem rozliczać czas pracy w Twojej firmie!

Chcę dowiedzieć się więcej 

 

Przeczytaj także:

✔️ 10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie

✔️ Badania medycyny pracy. Wszystko, co warto o nich wiedzieć

✔️ Jak wygląda kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

✔️ Praca w niedziele i święta. Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

✔️ Jakie są systemy czasu pracy? Lista i objaśnienie terminów 

Powrót