4 raporty, które warto śledzić w systemie Rejestracji Czasu Pracy - Unicard

Rejestracja czasu pracy


4 raporty, które warto śledzić w systemie Rejestracji Czasu Pracy

Rejestracja czasu pracy
Średni czas czytania:

 

Posiadasz system rejestracji czasu pracy? To świetnie, z pewnością ułatwi i przyspieszy wiele prac kadrowo-płacowych. 

Jednak największą wartość RCP przynosi wtedy, gdy potrafisz analizować dane zebrane w systemie. W poniższym artykule podpowiem, jakie raporty warto śledzić, aby jak najefektywniej wykorzystać zautomatyzowaną rejestrację czasu pracy, usprawnić procesy wewnątrz organizacji, a nawet zmniejszać koszty.  

 

Weryfikacja spóźnień, wyjść prywatnych i wcześniejszych wyjść pracowników 

Jak wynika z raportu pracuj.pl, nawet co trzeci Polak spóźnia się do pracy średnio 4 razy w miesiącu. Każde takie spóźnienie – jeśli nie zostanie odpracowane – to często niemały koszt dla pracodawcy. Po zsumowaniu miesięcznych spóźnień wszystkich pracowników “straty” mogą wynieść nawet kilka godzin, a to już setki, jak nie tysiące złotych mniej w portfelu firmy. 

Podobnie sytuacja ma się w przypadku nieodpracowanych wyjść prywatnych w czasie pracy czy wcześniejszego “urwania” się z biura. Oczywiście od czasu do czasu każdemu zdarzają się sytuacje prywatne, gdy musimy elastycznie podejść do czasu pracy, jednak nagminne wykorzystywanie tego przywileju jest problemem dla wielu pracodawców. 

Spóźnienia i wcześniejsze wyjścia trudno kontrolować nawet w niewielkiej firmie – zwłaszcza gdy pracownicy zaczynają i kończą pracę o różnych godzinach. Jednak posiadając system rejestracji czasu pracy, możesz z łatwością śledzić, o której godzinie pracownik zalogował początek i koniec pracy (także w trakcie pracy zdalnej). Łatwo więc sprawdzić, czy liczba przepracowanych godzin jest zgodna z miesięcznym wymiarem czasu pracy.  
 

Weryfikacja nadgodzin pracowników 

Niestety nadgodziny to w wielu firmach temat tabu. Zwłaszcza gdy dla pracowników są codziennością, której pracodawcy nie chcą dostrzec. 

Jednak korzystając z systemów rejestracji czasu pracy łatwo możesz śledzić, którzy pracownicy zostają w biurze po godzinach, a dzięki temu efektowniej planować zasoby oraz zapewniać zgodność z przepisami. 

Nadgodziny zlecane przez pracodawcę 

Przede wszystkim raporty o nadgodzinach pozwalają na kontrolowanie kosztów z nimi związanych. To pozwala lepiej planować i zarządzać budżetem wynagrodzeń, uwzględniając koszty nadgodzin. 
Monitoring jest ważny, aby zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi czasu pracy, takimi jak ograniczenia w liczbie nadgodzin. Optymalizuje też planowanie zasobów ludzkich, co jest szczególnie ważne w branżach, gdzie obciążenie pracą może zmieniać się w zależności od pory roku lub projektów. 

Przede wszystkim jednak, monitoring nadgodzin i analiza wyników raportów daje możliwości zwiększenia oszczędności finansowych, np. identyfikując niedoszacowane czy niskomarżowe projekty. 

Nadgodziny “ukryte” 

Dane są bezwzględne – nawet co drugi Polak nie otrzymuje wynagrodzenia za godziny nadliczbowe! To wina pracodawcy, który zleca zbyt dużo obowiązków, a może pracownika, który zbyt wolno wykonuje swoją pracę? Czasami prawda leży pośrodku, jednak nie ulega wątpliwościom, że “ukryte” nadgodziny nie powinny mieć miejsca. 

System RCP pozwoli pracodawcy sprawnie je wyłapać, aby móc ustalić źródło problemu. Raporty pozwolą na lepsze planowanie zasobów ludzkich, ocenę efektywności pracowników oraz wydajności projektów. 

Analiza raportów o nadgodzinach może pomóc w dostosowaniu harmonogramów pracy, aby zminimalizować potrzebę wykonywania nadgodzin. Pozwoli też na ocenę, czy pracownicy pracują w sposób zrównoważony i czy nie są przeciążeni obowiązkami. 

 

Raporty o pracy z biura vs. z domu 

Nowoczesny system RCP to nie tylko fizyczny czytnik zlokalizowany w biurze. Popularność pracy zdalnej sprawiła, że wiele rozwiązań ma także swoje wirtualne odpowiedniki, jak Employee Portal od Unicardu. To prosta aplikacja webowa, w której pracownicy rejestrują początek i koniec pracy z domu (a nawet przerwę czy wyjście służbowe). 

Takie rozwiązanie nie tylko ułatwia rozliczanie czasu pracy zdalnej (jest zgodne z obowiązującymi w Kodeksie Pracy normami), ale też pozwala porównać, która z form świadczenia pracy jest wygodniejsza dla pracownika i częściej przez niego wybierana. 

Dzięki takim raportom organizacja może lepiej zarządzać swoimi zasobami ludzkimi, dostosowując liczby pracowników pracujących zdalnie i na miejscu w zależności od potrzeb. Dają też możliwość porównania kosztów związanych z pracą zdalną vs. na miejscu, co zwiększa kontrolę wydatków (np. koszty wynajmu biura). 

 

Raport z obecności pracownika w obiekcie  

Bieżące informacje o osobach przebywających i poruszających się po obiekcie nie tylko pomagają zapewnić, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do określonych stref i pomieszczeń. Są też przydatne w razie wypadków, pożarów lub innych nagłych sytuacji.  

Każda z kart posiada własny, niepowtarzalny w ramach jednego systemu numer, co daje możliwość weryfikacji, które z kart zostały zarejestrowane przy wejściu/wyjściu z budynku. Raporty obecności pomogą w identyfikacji osób, które znajdowały się w obiekcie w danym czasie, co jest nieocenione w trakcie ewakuacji i reagowaniu na sytuacje kryzysowe. 

 

Podsumowanie 

Wspomniane raporty to oczywiście tylko kilka, które można – i warto! – śledzić w systemie rejestracji czasu pracy.  

RCP to nie tylko monitorowanie czasu pracy, ale też identyfikowanie obszarów wymagających poprawy, kontrola kosztów i zapewnienie zgodności z przepisami prawnymi. Dla każdej organizacji ważne powinno być dostosowanie tych analiz do konkretnych potrzeb i celów, aby osiągnąć optymalne wyniki w zakresie zarządzania czasem pracy. 

Jeśli chcesz szczegółowo dowiedziesz się, co system rejestracji czasu pracy wniesie do Twojej firmy, koniecznie przeczytaj ten artykuł: 10 powodów, dla których warto wdrożyć system RCP. Nie ma jednak jednego rozwiązania dla wszystkich, więc skontaktuj się z nami, a dobierzemy system szyty na miarę dla Twojej organizacji.  

Dowiedz się, co możesz analizować w Twojej firmie 

 

Wyświetlenia: 515

Podobał Ci się wpis?

Maciej Nowak

KEY ACCOUNT MANAGER

Od ponad 16 lat wspiera naszych klientów. Odpowiedzialny za wsparcie we wdrożeniu systemów KD i RCP.