Praca zdalna w kodeksie pracy. Co wprowadziła nowelizacja?
Znaczny wzrost popularności zdalnego trybu pracy to w dużej mierze pokłosie wybuchu pandemii COVID-19. Jest to jeden z trendów, który utrzymuje dosyć silną pozycje – w końcu w 2022 roku ponad połowa badanych pracowników w Polsce zadeklarowała, że chętniej aplikowaliby do firmy, która gwarantuje dowolność wyboru trybu wykonywanej pracy*. Kwestią czasu stało się zatem uregulowanie kwestii związanych z pracą zdalną.
Nowelizacja i zmiany w Kodeksie Pracy powinny zainteresować nie tylko tych przedsiębiorców, którzy wprowadzili już możliwość pełnej pracy zdalnej lub hybrydowej, ale także tych, którzy do tej pory nie wyrażali zgody na taki tryb wykonywania obowiązków.
W poniższym artykule przyglądamy się wprowadzonym zmianom i podpowiadamy w jaki sposób rozliczać pracownika z pracy wykonywanej w domu.
Na czym polega praca zdalna?
Praca zdalna umożliwia wykonywanie obowiązków zawodowych powierzonych przez pracodawcę w innym miejscu niż siedziba firmy, np. w mieszkaniu pracownika, a nawet w odległym mieście czy kraju. Inne nazwy pracy zdalnej to także e-praca, ponieważ do realizowania swoich zadań pracownik wykorzystuje nowoczesne technologie, a z pracodawcą komunikuje się za pomocą internetowych komunikatorów czy poczty elektronicznej.
Pracę zdalną można sklasyfikować na podstawie tego, jak często pracownik wykonuje swoje obowiązki na odległość:
- całkowita – praca zdalna w pełnym wymiarze godzin;
- hybrydowa – kilka dni w tygodniu/miesiącu pracownik pracuje w domu, w inne przebywa w biurze;
- okazjonalna – pracownik w pełnym wymiarze godzin pracuje z biura, a w wyjątkowych sytuacjach pracodawca zezwala mu na pracę zdalną.
Praca zdalna w Kodeksie pracy
W trakcie pandemii praca zdalna możliwa była na mocy ustawy „covidowej” z dnia 2 marca 2020 roku. Zgodnie z dokumentem, aby przeciwdziałać rozwojowi zakażeń wirusem COVID-19, pracodawcy mogli polecić pracownikom, aby przez wyznaczony czas swoje obowiązki wykonywali poza biurem.
Regulacje dotyczące pracy zdalnej były konieczne - zarówno w trosce o interesy pracodawców, jak i komfort oraz bezpieczeństwo pracowników. Zgodnie z nowelizacją pracodawcy nie są zobowiązani do naniesienia odpowiednich zmian w umowach o pracę. Praca zdalna będzie porozumieniem między pracownikiem, a pracodawcą, który będzie mógł m.in.:
- Wprowadzić regulaminów pracy zdalnej
- Przedstawić procedury związane z ochroną danych osobowych w trakcie wykonywania pracy poza siedzibą firmy
- Ustalić reguł związane z pokrywaniem kosztów wykonywania pracy zdalnej
- Określić zasad BHP w trybie pracy zdalnej
- Określić warunków kontroli przestrzegania zasad BHP w trybie pracy zdalnej
To działania, które przyniosą korzyści obu stronom - pomogą w regulacji procedur związanych z wykonywaniem pracy w trybie zdalnym.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej
W nowej ustawie pojawił się zapis, według którego miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze ma być miejsce wskazane przez pracownika oraz każdorazowo uzgadniane z pracodawcą i zaakceptowane przez niego. Może być to nie tylko miejsce zamieszkania pracownika, ale każde inne, na które pracodawca wyrazi zgodę.
Warunki pracy oraz ekwiwalent dla pracownika
Na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia pracownikowi urządzeń technicznych, materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Strony będą mogły także ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika prywatnych narzędzi pracy i materiałów w pracy zdalnej.
Zgodnie z nowymi zapisami, pracodawca zobowiązany jest między innymi do:
- Zapewnienia materiałów oraz narzędzi, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej przez danego pracownika
- Zapewnienia instalacji, serwisu oraz konserwacji narzędzi (także urządzeń technicznych), które są niezbędne do wykonywania pracy w trybie zdalnym
- lub pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją oraz konserwacją narzędzi pracy (także urządzeń technicznych), które są niezbędne do wykonywania pracy w trybie zdalnym, a także do pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych koniecznych do wykonywania pracy zdalnej.
Możliwość odmowy pracy zdalnej
Według nowych przepisów pracownik będzie mógł odmówić wykonywania pracy zdalnie, jeśli złoży zaświadczenie o tym, że nie dysponuje odpowiednimi warunkami technicznymi czy lokalowymi.
Także pracodawca będzie miał możliwość odmówić pracownikowi, wyrażającemu chęć pracy zdalnej, jeśli jest to niemożliwe lub utrudnione ze względu na rodzaj czy organizację pracy. Może również cofnąć wcześniej udzieloną zgodę, jeśli zmienią się warunki lokalowe i techniczne, które wpływają na możliwość wykonywania przez pracownika pracy w takim trybie. Co ważne, w przypadku podjęcia pracy zdalnej każda ze stron umowy o pracę może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy.
Bezpieczeństwo pracy i warunki BHP
Pracownik, który chce pracować zdalnie, będzie musiał dysponować odpowiednimi warunkami lokalowymi. W przypadku stwierdzenia uchybień Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, pracodawca może nakazać pracownikowi ich usunięcie we wskazanym terminie lub cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.
Jeśli w trakcie pracy zdalnej dojdzie do wypadku z udziałem pracownika, możliwe będą oględziny miejsca, jednak ich termin musi zostać ustalony przez członków zespołu powypadkowego oraz pracownika lub jego domownika, jeśli pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie samodzielnie uzgodnić tego terminu.
Praca zdalna okazjonalna
Sporo emocji wzbudza zapis o pracy zdalnej okazjonalnej. Pula dni do wykorzystania przez pracownika wynosi 24 w roku kalendarzowym. Co ważne, wniosek o okazjonalną pracę zdalną może wpłynąć wyłącznie z inicjatywy pracownika. Pracodawca będzie mógł odmówić pozwolenia z kilkoma wyjątkami.
W nowelizacji pojawi się dodatkowy zapis o grupie pracowników, którym pracodawca nie będzie mógł odmówić udzielenia pozwolenia na pracę zdalną (w każdej jej formie). Mowa tutaj o:
- Pracownicach będących w ciąży
- Rodzicach dziecka z niepełnosprawnością
- Pracownikach wychowujących dziecko do 4 roku życia
- Pracownikach sprawujących opiekę nad członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, którzy posiadają orzeczenie o niepełnosprawności.
Odmowa będzie możliwa wyłącznie w przypadku, gdy rodzaj wykonywanej pracy uniemożliwia tryb zdalny.
Co istotne, praca zdalna okazjonalna nie nałoży na pracodawcę obowiązku pokrywania kosztów pracy zdalnej i zagwarantowania pracownikowi narzędzi pracy. Oznacza to, że pracodawca nie będzie zobligowany np. do zakupu dodatkowego monitora lub pokrycia części należności za prąd.
Monitorowanie czasu pracy zdalnej. Jak radzą sobie z tym wyzwanie pracodawcy?
Jak pokazują statystyki, home office przyjęło się w Polsce na szeroką skalę. Jest jednak temat, który od początku pandemii budzi niepokój pracodawców, czyli prowadzenie ewidencji czasu pracy. Doskonałym rozwiązaniem są dedykowane oprogramowania, jak np. Employee Portal. To prosta w obsłudze aplikacja, która umożliwia rejestrację oraz rozliczanie pracy zdalnej.
Dostęp do portalu możliwy jest z poziomu przeglądarki www lub smartfona. Rejestracja czasu pracy jest niezwykle intuicyjna – pracownicy, klikając w odpowiednią ikonę potwierdzają, że rozpoczęli lub zakończyli swoją pracę. Mogą także rejestrować przerwy w pracy.
Tego rodzaju aplikacje stają się coraz praktyczniejsze, a wraz z wprowadzeniem zapisu o pracy zdalnej do Kodeksu pracy z pewnością przydadzą się w wielu firmach. Jeśli w Twojej także brakuje rozwiązania do rozliczania pracy zdalnej, warto postawić na Employee Portal – szczegóły i korzyści chętnie przedstawimy Ci podczas rozmowy!
*źródło: https://media.pracuj.pl/190686-powrot-do-biur-kontra-potrzeba-pracy-zdalnej
Przeczytaj także:
✔️ Badania medycyny pracy. Wszystko, co warto o nich wiedzieć
✔️ Jak wygląda kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?
✔️ Praca w niedziele i święta. Czy to zgodne z Kodeksem pracy?
✔️ Rozliczanie delegacji. Jak rozliczyć krajowe i zagraniczne delegacje?
