Sprytniej, szybciej, wydajniej, czyli optymalizacja procesów w firmie. Co daje?
Obniżenie kosztów, poprawa dyscypliny wśród pracowników, zmiana wizerunku firmy, maksymalizacja przychodów – optymalizacja procesów biznesowych może dawać różne korzyści. Dowiedz się, jakie działania warto wdrożyć, aby zyskać!
Według statystyk Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości, w Polsce nawet 1/3 firm upada w pierwszym roku swojej działalności. Powody? Problemy z płynnością finansową, brak strategii biznesowej i marketingowej, ale także nieumiejętne zarządzanie procesami. Niemal 60% ankietowanych przedsiębiorców przyznało, że nie wprowadziło w swojej firmie żadnych nowych rozwiązań cyfrowych, a 65% nie planuje ich wdrożenia w ciągu najbliższych 6 miesięcy.
Jak widać, strach przed nowym może nie tylko hamować rozwój biznesu, ale nawet pogrążyć firmę. Pomóc może optymalizacja procesów w firmie!
Jak optymalizować procesy biznesowe oraz co to daje? Poznaj korzyści, ale też przykłady rozwiązań!
Czym jest optymalizacja procesów w firmie?
Prowadzenie firmy wiąże się z mnóstwem obowiązków, podejmowaniem niekiedy trudnych decyzji oraz piętrzącą się dokumentacją. Pomóc z obowiązkami ma optymalizacja procesów biznesowych, czyli praktyka zwiększania efektywności organizacji, doskonalenia jej działania, a przede wszystkim uczynienia firmy bardziej wydajną oraz dostosowania jej do oczekiwań rozwijającego się rynku – sposoby na to mogą się jednak bardzo różnić.
Optymalizacja składa się z kilku kroków. Pierwszy z nich to uświadomienie sobie potrzeby zmiany oraz zdefiniowanie problemu, np. moi pracownicy zbyt dużo czasu spędzają na zadaniu X, zależy mi, aby to usprawnić. Warto dokładnie przeanalizować ten ważny dla firmy obszar, który wymaga usprawnienia, aby znaleźć jego słabe i mocne punkty, a następnie zadać sobie pytania: jak zmiana ma wpłynąć na firmę? Co da mi optymalizacja tego procesu? Ważne jest również wyznaczenie sobie mierzalnego celu, który mamy zamiar osiągnąć.
Nowoczesne rozwiązania dla nowoczesnych przedsiębiorstw. Przykłady optymalizacji
Szybkie rozliczanie czasu pracy
Rozliczanie czasu pracy to żmudne zadanie, zwłaszcza gdy w firmie zatrudnionych jest dziesiątki, a nawet setki pracowników. Dodatkowo Kodeks pracy nakazuje pracodawcom prowadzenie ewidencji czasu pracy, co przysparza kolejnych obowiązków. To z pewnością jeden z tych procesów, które warto zautomatyzować, aby dział Kadr, HR czy managerowie mogli skupić się na innych zadaniach.
Przykładem narzędzia, które optymalizuje proces rozliczania czasu pracy, jest system rejestracji czasu pracy (RCP). Dzięki współpracy z najpopularniejszymi programami kadrowo-płacowymi ułatwia oraz przyspiesza naliczanie wynagrodzeń. Dodatkowo korzystnie wpływa na dyscyplinę w firmie – pozwala na kontrolę spóźnień, nadgodzin czy wcześniejszych wyjść, a wszystko to z poziomu intuicyjnych oraz czytelnych raportów. Z RCP zaoszczędzisz zatem nie tylko czas i zasoby, ale także pieniądze.
Systemy bezpieczeństwa
Troszcząc się o bezpieczeństwo osób, które znajdują się w budynku, ale także chroniąc znajdujące się w nim mienie, warto zadbać o to, by tylko osoby upoważnione mogły przekroczyć próg firmy. Dlaczego to tak ważne i w jaki sposób usprawnia działanie organizacji?
Przede wszystkim kontrola dostępu (KD) znacznie zwiększa bezpieczeństwo na terenie obiektu, dając pracownikom poczucie komfortu. Systemy minimalizują ryzyko kradzieży, wandalizmu, usprawniają ewakuację, a nawet zwiększają dyscyplinę. Zrezygnuj zatem z kluczy (które łatwo można zgubić, dorobić przez nieuprawnione osoby), a zamień je na system KD. To szybsze, efektywniejsze, a przede wszystkim – znacznie bezpieczniejsze.
Zarządzanie wizytami gości
Twoją firmę z pewnością odwiedzają goście – dostawcy, partnerzy biznesowi, klienci, potencjalni pracownicy. Aby zadbać o ich bezpieczeństwo na terenie budynku i umożliwić im swobodne poruszanie się po tych częściach biura, do których mogą mieć dostęp, także sprawdzi się system kontroli dostępu, na który składają się m.in. oprogramowanie czy czytniki kontroli dostępu.
Dzięki identyfikatorom możliwa będzie także szybka identyfikacja osób, które nie są częścią organizacji oraz monitorowanie ich wizyt, a do tego zadania nie musisz angażować dedykowanych osób, co pozwala zaoszczędzić zasoby.
Zarządzanie firmowymi zasobami
Wspomniane systemy kontroli dostępu mogą zostać zintegrowane z innymi systemami do zarządzania budynkiem, np. firmowymi parkingami, dystrybutorami paliwa. Dzięki temu pozwalają efektywnie korzystać z zakładowych zasobów, a do obsługi niektórych procesów nie trzeba angażować ludzi – wystarczy nadać pracownikom odpowiednie uprawnienia.
Usprawnienie komunikacji firmowej
Bez względu na wielkość firmy, jej filarem jest sprawna komunikacja. Jeśli szwankuje, odbija się to na morale zespołu, jego efektywności, a nawet działaniu organizacji.
Warto zadbać o narzędzia, które korzystnie wpływają na komunikowanie się pracowników – zwłaszcza w zakresie korzystania z dóbr wspólnych. Przykładem jest system rezerwacji sal konferencyjnych, pozwalający zarządzać przestrzenią biurową w taki sposób, aby unikać podwójnych rezerwacji, zbyt długich przerw czy szumów komunikacyjnych. Dzięki integracji z kalendarzem pocztowym pracownicy znają harmonogramy spotkań, w szybki sposób mogą je zaplanować, odwołać czy przełożyć, a to wpływa na dyscyplinę w zespole oraz pozwala maksymalnie wykorzystać dostępne zasoby.
Jakie korzyści daje optymalizacja procesów w firmie?
Lepsze wykorzystanie zasobów
Czy Twoi pracownicy muszą wykonywać powtarzalne czynności, które nie podnoszą ich kompetencji, a pochłaniają mnóstwo czasu? Z pewnością część tych obowiązków może zostać zautomatyzowana.
Optymalizacja procesów biznesowych pozwala wyeliminować zbędne i nieefektywne procedury, a nawet błędy ludzkie, a talenty pracownika wykorzystać w lepszy sposób – z korzyścią dla rozwoju niego samego, jak i firmy.
Obniżenie kosztów
Jak pokazuje raport Deloitte, polskie firmy są w czołówce przedsiębiorstw, którym zależy na zmniejszaniu kosztów operacyjnych. Celem redukcji jest zyskanie przewagi konkurencyjnej na rynku, uatrakcyjnienie oferty oraz pozyskanie środków na dalszy rozwój.
Wiele z rozwiązań optymalizujących procesy pozwala tak zarządzać firmą, aby podnosić efektywność działań, a jednocześnie zmniejszać koszty operacyjne.
Podniesienie efektywności
Optymalizując powtarzalne, żmudne procesy i zadania, skracasz czas ich realizacji oraz usprawniasz zarządzanie czasem i zasobami. To korzystnie wpływa na dyscyplinę wśród pracowników, podnosi ich efektywność, ale także usprawnia działanie organizacji.
Przewaga wśród konkurencji
Optymalizacja procesów pozwala zdobyć przewagę nad konkurencją. Przykładowo zmniejszając koszty operacyjne, możesz zainwestować w wyższej jakości sprzęt czy obniżyć finalną cenę produktu, utrzymując wysoki poziom marży. Jest to szczególnie ważne w branżach, w których konsumenci cechują się dużą wrażliwością na ceny.
Wizerunek nowoczesnego przedsiębiorstwa
Wprowadzając nowoczesne rozwiązania, jawisz się jako profesjonalna oraz otwarta na nowości firma. W zależności od wybranych rozwiązań, możesz podkreślać np. aspekt bezpieczeństwa czy sprawnej komunikacji.
Taki wizerunek jest ważny nie tylko z perspektywy pracowników, ale także potencjalnych kandydatów oraz partnerów biznesowych.
Zwiększenie bezpieczeństwa
Wspomniane już przykłady pokazują, na jak wielu płaszczyznach dedykowane systemy mogą nie tylko optymalizować procesy firmowe, ale także zwiększać bezpieczeństwo na jej terenie.
Optymalizacja procesów firmowych – postaw na sprytne rozwiązania
Jak widzisz, optymalizacja procesów w firmie daje wiele korzyści. Warto szukać w firmie obszarów, które mogą zostać zautomatyzowane, aby odciążyć pracowników i ich potencjał wykorzystać w bardziej rozwojowych zadaniach. Zyskasz także finansowo oraz wizerunkowo.
Jeśli zainteresowały Cię wymienione przez nas systemy – rejestracji czasu pracy, kontroli dostępu czy rezerwacji sal – i masz dodatkowe pytania, jesteśmy do Twojej dyspozycji. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania oraz wyjaśnimy, jak dzięki sprytnym rozwiązaniom możesz rozwijać i skalować swój biznes!
Przeczytaj także:
✔️ 10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie
✔️ Praca w niedziele i święta. Czy to zgodne z Kodeksem pracy?
✔️ Jakie są systemy czasu pracy? Lista i objaśnienie terminów
