Monitorowanie czasu pracy pracownika. Jak robić to skutecznie i co zyskasz?

Czas pracy pracownika to niezwykle cenny zasób. Czy w Twojej firmie jego potencjał jest wykorzystywany w 100%? A może przez brak dyscypliny, powtarzalność czynności czy złe nawyki czujesz, że czas mija, a nie przekłada się to na rozwój marki? Dowiedz się, czym jest monitorowanie czasu pracy i jak je wdrożyć – zgodnie z prawem oraz z korzyścią dla firmy, jak i pracowników.

 

Kontrola czasu pracy – rodzaje systemów i sposoby zgodne z prawem

Jeśli mierzenie czasu pracy kojarzy Ci się z programami śledzącymi, czy przeglądaniem prywatnej poczty i komunikatorów, to jesteś w błędzie. Wszystkie aplikacje i systemy, które mają mierzyć czas pracy, muszą być zgodne z przepisami polskiego prawa. Jeśli dodatkowo decydujesz się na monitoring wizyjny w firmie, musisz o tym fakcie poinformować pracowników.

Warto także pamiętać, że pracodawca nie może żądać od pracownika udostępnienia danych biometrycznych, np. odcisków palców czy skanu tęczówki, aby rejestrować czas jego pracy. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule Biometryczna kontrola czasu pracy. Czy to możliwe i zgodne z prawem?.

Jakie są zatem sposoby na legalny i efektywny pomiar czasu pracy? Narzędzia możemy podzielić na trzy rodzaje:

• systemy rejestracji czasu pracy (RCP), które m.in. pozwalają monitorować, o której godzinie pracownik rozpoczął oraz zakończył swoje obowiązki;
• aplikacje do zarządzania czasem, które umożliwiają śledzenie tego, ile czasu pracownik poświęcił na konkretne obowiązki;
• narzędzia do monitoringu komputerów, które dają wiedzę o tym, w jaki sposób pracownik korzysta ze sprzętu lub jakie strony przegląda.

Każde z tych rozwiązań ma inny cel. Pierwsze skupia się na rejestracji oraz ewidencji czasu pracy, co służy nie tylko nadzorowaniu wejść i wyjść z firmy, ale i ułatwia rozliczanie wynagrodzeń. Drugie, czyli aplikacje do zarządzania czasem, pozwalają lepiej zarządzać zasobami i organizować projekty. Trzeci sposób, czyli programy do monitorowania komputera pracownika, mogą np. blokować dostęp do pewnych stron, jednak ich zainstalowanie możliwe jest wyłącznie w uzasadnionych przypadkach oraz po wcześniejszym powiadomieniu pracownika.

 

Jakie korzyści daje monitorowanie czasu pracy pracownika?

Monitorowanie i rejestrowanie czasu pracy może kojarzyć się wyłącznie z praktykami kontrolno-dyscyplinującymi, jednak ich wdrożenie daje zdecydowanie więcej korzyści – zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi.

 

Sprawdzenie, jak pracownicy zarządzają swoim czasem

Wiele firm mierzy się z problemem, jakim jest niedociążenie bądź przeciążenie pracowników obowiązkami. Częstym tego powodem jest niedopasowanie charakteru zadań do umiejętności podwładnego lub brak odpowiednich narzędzi, niekiedy jednak problem leży w złym zarządzaniu czasem przez samego pracownika.

Mierzenie czasu pracy pracowników pozwoli Ci zyskać lepszy obraz tego, jak gospodarują nim podwładni, na co go poświęcają i czy realizują powierzone im zadania w wyznaczonym terminie. Może się okazać, że z pozoru drobne czynności „pożerają” cenne godziny. A może obowiązków jest za wiele, a pracownik zamiast zgłosić ten fakt przełożonemu, wybiera tzw. samowolne nadgodziny?

Dzięki narzędziom do zarządzania czasem pracy oraz systemowi rejestracji czasu pracy czarno na białym zobaczysz, jak wygląda to w Twoim zespole. Mając taką wiedzę, możesz lepiej zarządzać zasobami i rozdzielać zadania, ale też pomagać pracownikom pracować efektywniej czy ograniczać wykonywanie powtarzalnych czynności okołozadaniowych.

 

 

Weryfikacja spóźnień, wcześniejszych wyjść czy długości przerw

W niewielkiej firmie kontrola czasu pracy pracownika nie jest problemem – w kilkuosobowym zespole spóźnienia, wcześniejsze wyjścia czy przedłużające się przerwy w pracy nie będą trudne do zauważenia. Wyzwanie pojawia się, gdy firma zatrudnia od kilkudziesięciu do nawet kilku tysięcy pracowników. Fizyczne monitorowanie tego, o której godzinie rozpoczynają i kończą pracę, jest nie tylko nieopłacalne, ale i często wręcz niemożliwe. Lepiej zoptymalizować ten proces, a papierowe listy obecności zamienić na nowoczesne systemy do rejestracji czasu pracy.

Dlaczego to tak ważne? Warto przyjrzeć się statystykom – nawet 1/3 Polaków nie zna wymiaru przysługującej im przerwy, a 20% regularnie spóźnia się do pracy. Kilka minut może nie stanowić problemu, ale miesięczny bilans nie wygląda już kolorowo. Same spóźnienia kosztują pracodawców nawet dziesiątki tysięcy złotych, a na dodatek dezorganizują pracę w zespole. Monitorowanie czasu pracy pozwoli Ci sprawdzić, czy pracownicy rozpoczynają oraz kończą pracę zgodnie z wyznaczonym harmonogramem.

 

Zwiększenie dyscypliny i efektywności pracowników

Z biegiem czasu większość pracowników traci początkowy zapał. Powoli zastępują go rutyna, monotonia, a niekiedy nawet wypalenie zawodowe, często spowodowane wykonywaniem powtarzalnych obowiązków. Przekłada się to oczywiście na obniżenie produktywności pracownika, a w dłuższej perspektywie – negatywnie wpływa na wyniki jego pracy.

Z tego powodu warto zadbać o efektywność w zespole, m.in. dbając o rozwój pracownika oraz doceniając jego sukcesy. Na zwiększenie dyscypliny i usprawnienie organizacji wpływ mają także narzędzia do rejestracji czasu pracy, które systematyzują nawyki i pomagają pracownikom zachować balans między czasem poświęconym na odpoczynek a tym, który powinni przeznaczyć na pracę.

 

Szybsze wyliczanie wynagrodzeń

Rozliczanie wynagrodzenia nie należy do łatwych ani szybkich zajęć. Pod uwagę należy wziąć m.in. systemy czasy pracy, harmonogram pracownika, pracę w niedzielę czy święta, godziny nadliczbowe, urlopy zdrowotne czy inne aspekty, które mogą mieć wpływ na wysokość miesięcznej wypłaty.

Warto uprościć i przyspieszyć to zadanie z systemami RCP, których zadanie to nie tylko mierzenie czasu pracy, ale i jego rozliczanie. Dzięki integracji z narzędziami kadrowo-płacowymi eliminują konieczność ręcznego uzupełniania ewidencji czasu pracy i znacznie ułatwiają wyliczanie wynagrodzenia.

 

Obliczenie rentowności projektów

Twojej firmy z pewnością nie stać na prowadzenie projektów, które nie przynoszą zysków. To jednak częsty problem – konieczność wprowadzania czasochłonnych zmian, nieefektywna komunikacja z klientem, czy inne wyzwania sprawiają, że Twoi pracownicy przekraczają liczbę roboczogodzin, które mieli poświęcić na realizację projektu. Zaangażowanie rośnie, ale nie przekłada się to na dodatkowe zyski, więc Twoja firma – zamiast zarabiać – traci.

Monitorując czas pracy nad konkretnym projektem sprawdzisz, czy jest on rentowny, a więc czy na siebie zarabia. To pomoże Ci szukać rozwiązań, które optymalizują czas pracy, a przede wszystkim jeszcze efektywniej ofertować usługi. Wiedząc, jak pracują podwładni, jesteś w stanie ocenić, ile czasu potrzeba na wykonanie zadania – popierając się danymi, a nie zgadując. W ten sposób wyeliminujesz częsty problem, jakim jest przeszacowanie lub niedoszacowanie kosztów projektu.

 

Podejmowanie lepszych decyzji biznesowych

Wszystkie wymienione korzyści składają się na wspólną zaletę, jaką jest możliwość podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Korzystając z narzędzi, masz dostęp do raportów i danych, więc Twoje wnioski opierają się na liczbach, a nie domysłach. To przekłada się na jakość pracy, usprawnia organizację, pomaga obniżać koszty operacyjne, ale przede wszystkim rozwija firmę.

 

Kontrola czasu pracy pracowników, która nie kojarzy się z opresją

Nikt z nas nie lubi kontroli – kojarzy się z ograniczeniem i podkreśla hierarchię w relacjach. Decydując się na skorzystanie ze wspomnianych systemów, aplikacji czy narzędzi zadbaj o to, aby monitorowanie czasu pracy pracownika nie godziło w niego samego, nie ingerowało w jego prywatne dane, a przede wszystkim nie dawało mu odczuć, że jest nieustannie obserwowany, a co gorsza – oceniany.

Kontrola nie powinna być odbierana jako przejaw opresji, podważania kompetencji czy braku zaufania ze strony szefa, ale narzędzie, które ma służyć zwiększaniu efektywności. Podkreśl, że z jej wdrożenia korzyści czerpie nie tylko firma, ale i pracownicy. Wyjaśnij także podwładnym, w jaki sposób oraz w jakim celu masz zamiar wykorzystać zebrane dane, a przede wszystkim daj im odczuć, że nie muszą bać się o swoje stanowisko z powodu drobnych błędów.

Warto także dać pracownikom dostęp do własnych statystyk, aby sami mogli ocenić swoją efektywność i to, jak przykładają się do obowiązków zawodowych.

 

Efektywne mierzenie czasu pracy pracowników – poznaj sprawdzone rozwiązanie

Kontrola czasu pracy w firmie daje wiele korzyści. Jednak o ile rejestracja wejść czy wyjść z biura nie budzi kontrowersji, tak monitorowanie laptopów czy innych urządzeń, z których korzystają pracownicy, może mieć także negatywne skutki, np. burzyć rytm ich pracy. Dlatego też do kontroli warto podejść z głową – edukować podwładnych oraz zadbać o transparentność.

Zastanawiasz się nad rozwiązaniem, które sprawdzi się w Twojej firmie? Oto, co daje rejestracja czasu pracy UniRCP od UNICARD. Zyskasz:

• wiedzę o frekwencji Twoich pracowników, ich spóźnieniach, nadgodzinach czy długości przerw;
• dostęp do czytelnych raportów;
• łatwiejsze i szybsze rozliczanie czasu pracy;
• możliwość rozliczania pracy zdalnej;
• zwiększenie poziomu bezpieczeństwa na terenie obiektu;
• wiedzę o tym, kto przebywa na terenie firmy;
• możliwość integracji z systemem kontroli dostępu czy monitoringiem wizyjnym,
• możliwość integracji z systemem kadrowo-płacowym klasy ERP.

W ciągu 30 lat działalności nasz system wdrożyliśmy u tysięcy klientów, m.in. dla Kopalni Soli w Wieliczce, IKEI, Lajkonik Snacks czy Urzędu miasta w Bydgoszczy. Może Twoja firma będzie następna? Porozmawiaj z nami o szczegółach, a wyjaśnimy Ci, jakie efekty daje monitorowanie czasu pracy pracownika z UniRCP!

Chcę dowiedzieć się więcej 

 Przeczytaj także:

✔️ 10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie

✔️ Praca zdalna w kodeksie pracy. Jakie zmiany wprowadzi nowa ustawa?

✔️ Jak wygląda kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Powrót