Monitoring w miejscu pracy – jak stosować go zgodnie z prawem?

Instalowanie kamer w zakładach pracy budzi wiele pytań. Monitoring wizyjny CCTV – co to, w jaki sposób działa oraz co o wykorzystaniu kamer w miejscu pracy mówią Kodeks pracy i RODO? Dowiedz się, jakich formalności wymaga ochrona wizyjna!

 

Monitoring wizyjny CCTV – co to?

Skrót CCTV (closed circuit television) oznacza telewizję zamkniętego obwodu, czyli taką, która przeznaczona jest wyłącznie dla upoważnionych odbiorców. Stosowanie monitoringu wizyjnego umożliwia rejestrację obrazu za pomocą jednej lub nawet kilkuset kamer przemysłowych, a obraz przesyłany jest do centrum odbiorczego, gdzie możliwe jest jego przeglądanie na żywo czy odtwarzanie archiwalnych nagrań. Ochrona wizyjna pozwala śledzić, czy na monitorowanym obszarze nie występuje zagrożenie dla ludzi, obiektów czy sprzętów.

Monitoring wizyjny często wykorzystywany jest na lotniskach, w szkołach, hotelach, urzędach, sklepach, kasynach, szpitalach, więzieniach, galeriach handlowych, czy na ulicach. Szczególnie popularny jest monitoring w miejscu pracy, a zwłaszcza w pobliżu wejścia do budynku czy recepcji.

 

Kodeks pracy: monitoring wizyjny w pracy a prawo

Kamery w miejscu pracy to częste rozwiązanie, którego celem jest np. sprawowanie nadzoru nad bezpieczeństwem budynku. Warto jednak mieć świadomość tego, że monitorowanie pracowników musi odbywać się zgodnie z Kodeksem pracy oraz ustawą RODO.

 

Informowanie osób monitorowanych

Przede wszystkim monitoring w miejscu pracy musi być jawny. 14 dni przed jego uruchomieniem pracodawca powinien o tym fakcie poinformować wszystkich pracowników firmy. Może zrobić to np. e-mailowo, wywieszając informację na tablicy ogłoszeń czy podczas spotkania.

Oprócz tego każdy pracownik – także nowo zatrudniony – powinien zostać pisemnie powiadomiony o tym, jaki jest cel monitoringu (konkretny oraz uzasadniony prawnie), wiedzieć, jaki obszar znajduje się w zasięgu kamer oraz jaki jest okres przetwarzania zarejestrowanego kamerą obrazu.

Kolejna ważna kwestia to czytelne i widoczne oznaczenie monitorowanych pomieszczeń czy stref. Pracodawca może spełnić ten obowiązek za pomocą ogłoszeń dźwiękowych lub przymocowanego do ściany plakatu, naklejki czy piktogramu o wielkości proporcjonalnej do monitorowanego miejsca. O tę kwestię należy zadbać maksymalnie na jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

 

Monitoring bez dźwięku

Ustawa o monitoringu wizyjnym stawia sprawę jasno – nagrywanie dźwięku w miejscu pracy jest niedozwolone. Stosowanie kamer, które rejestrują dźwięk, może w niektórych przypadkach zostać uznane za naruszenie dóbr osobistych pracownika oraz nadmierne przetwarzanie jego danych osobowych, co może skutkować odpowiedzialnością administracyjną, cywilną lub karną.

 

Umiejscowienie kamer

Kamery w pracy nie mogą zostać zainstalowane w toaletach, szatniach, stołówkach, palarniach czy pomieszczeniach socjalnych, chyba że ich zamontowanie jest niezbędne do realizacji określonego celu oraz nie będzie naruszać godności pracowników. Jeśli monitoring wizyjny ma zostać zainstalowany w pomieszczeniach sanitarnych, musi na to wyrazić zgodę zakładowa organizacja związkowa, a w przypadku jej braku – wybrani przedstawiciele pracowników.

Co więcej, monitoring w zakładzie pracy powinien zostać ograniczony do koniecznego minimum – zasięg kamer ma obejmować obszary kluczowe do realizacji celu.

 

Kto może przeglądać monitoring w pracy?

Nagrania z monitoringu może przeglądać pracodawca lub inne upoważnione do tego osoby. Zgodnie z art. 15 ust. 1 RODO pracownik może zażądać udostępnienia mu dotyczących go nagrań czy informacji o tym, w jaki sposób przetwarzane są jego dane osobowe, np. kto ma do nich dostęp czy jak długo są przechowywane.

 

Przechowywanie nagrań z monitoringu w pracy

Jak podaje Kodeks pracy, nagrania z monitoringu wizyjnego nie powinny być przechowywane dłużej niż 3 miesiące od dnia rejestracji obrazu. Po tym czasie materiał powinien zostać zniszczony.

Wyjątkiem jest np. sytuacja, gdy nagranie jest materiałem dowodowym w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa. Wtedy termin 3 miesięcy zostaje przedłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

 

Kiedy i dlaczego monitoring w miejscu pracy jest dozwolony?

Czy pracodawca może zainstalować kamery w biurach, magazynach czy halach produkcyjnych z dowolnego powodu? Otóż nie. Kodeks pracy w artykule 222 wymienia cztery powody, którym może służyć monitoring w pracy:

• w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
• w celu ochrony mienia;
• w celu kontroli produkcji;
• w celu zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracodawca nie może zatem wykorzystać monitoringu wizyjnego, aby np. kontrolować pracę pracownika, jego zachowanie, mierzyć efektywność, długość przerw, czy na podstawie obrazu z kamer tworzyć ewidencję czasu pracy.

 

Zachowanie bezpieczeństwa pracowników

Monitoring wizyjny często instalowany jest w zakładach, gdzie pracownik narażony jest na niebezpieczeństwo ze strony osób trzecich, np. na stacjach paliw, w sklepach czy w innych punktach, w których istnieje duże prawdopodobieństwo rabunku.

Ochrona wizyjna może także przeciwdziałać ryzyku wypadków podczas pracy, np. na hali produkcyjnej.

 

Kamery w pracy montowane w celu ochrony mienia

Monitoring miejsca pracy pozwala śledzić, kto znajduje się na terenie budynku. Kamery najczęściej instalowane są nad drzwiami wejściowymi do budynku, w recepcji czy punktach strategicznych – w serwerowni, magazynie, hali produkcyjnej, archiwum czy obok kas fiskalnych. W ten sposób w przypadku włamania, wandalizmu czy rabunku zapis z kamer ułatwia identyfikację sprawcy zdarzenia.

Co ważne, kamery w miejscu pracy mogą także przeciwdziałać kradzieży ze strony samych pracowników.

 

Monitoring w celu kontroli produkcji

To jedyny przypadek, kiedy pracodawca może monitorować pracowników pod kątem procesów ich pracy. Kontrola produkcji możliwa jest jednak tylko w zakładach, w których powstają towary czy usługi, a celem monitoringu jest optymalizacja produkcji wyrobów oraz dbałość o ich jakość.

 

Zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę

Ten cel monitoringu związany jest z zachowaniem tajemnicy przedsiębiorstwa, tj. informacji handlowych, technicznych, technologicznych, czy marketingowych, których ujawnienie mogłoby wiązać się np. ze stratami finansowymi firmy czy złamaniem klauzul poufności.

 

Ochrona wizyjna zintegrowana z systemem kontroli dostępu

Monitoring w miejscu pracy pozwala na bieżąco śledzić, co dzieje się w budynku, jednak sam w sobie nie stanowi zabezpieczenia na wypadek włamania czy kradzieży. To zadanie systemów kontroli dostępu, z którymi kamery mogą być zintegrowane.

Kontrola dostępu to rozwiązanie, dzięki któremu tylko osoby upoważnione, posiadające indywidualny identyfikator, mają wstęp do budynków, stref czy konkretnych pomieszczeń. Po kontakcie czytnika kontroli dostępu z kartą zbliżeniową, brelokiem czy aplikacją mobilną, kamera wykonuje zdjęcie pracownika i porównuje je z fotografią zapisaną w archiwum. Na tej podstawie system decyduje o udzieleniu dostępu lub odmowie. Dzięki temu nikt niepowołany nie przedostanie się do biura, hali magazynowej czy produkcyjnej.

System kontroli dostępu zintegrowany z monitoringiem wizyjnym to jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa – daje pewność, że karta pracownika nie zostanie wykorzystana przez inną osobę. Zapis z kamer jest archiwizowany, więc administrator monitoringu może sprawdzić dane historyczne czy dokonywać wyrywkowych kontroli. Zarejestrowany materiał może być nawet dowodem w przypadku wykroczeń i przestępstw, które uchwyciły kamery.

Jeśli chcesz zadbać o ochronę sprzętów i pracowników w Twojej firmie, kontrola dostępu w połączeniu z monitoringiem będzie doskonałym rozwiązaniem. O szczegółach instalacji czy pozostałych korzyściach możesz porozmawiać na UNICARD – w ciągu niemal 30 lat pracy wdrożyliśmy takich systemów dla klientów z różnych branż!

 

Chcę dowiedzieć się więcej 

Przeczytaj także:

✔️ Czy wyjście prywatne w czasie pracy jest możliwe i zgodne z Kodeksem pracy?

✔️ Monitorowanie czasu pracy pracownika. Jak robić to skutecznie i co zyskasz?

✔️ Praca w niedziele i święta. Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

✔️ Badania medycyny pracy. Wszystko, co warto o nich wiedzieć

Powrót