Jak wygląda kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Co to jest Państwowa Inspekcja Pracy i czym się zajmuje? Jak wygląda kontrola PIP i czy może się odbyć bez zapowiedzi? Oraz jakie mogą być konsekwencje zaniechań ze strony pracodawcy? Na te i wiele innych pytań odpowiadamy w artykule!

 

Państwowa Inspekcja Pracy. Co to takiego?

Państwowa Inspekcja Pracy – w skrócie PIP – to organ nadzoru oraz kontroli przestrzegania prawa pracy, a szczególnie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. PIP kontroluje również, czy w zakładzie respektowane są przepisy dotyczące legalności zatrudnienia i innej pracy zarobkowej.

 

Do Organów Państwowej Inspekcji Pracy należą:

1. Główny Inspektor Pracy;
2. okręgowi inspektorzy pracy;
3. inspektorzy pracy, którzy działają w ramach terytorialnej właściwości okręgowych inspektoratów pracy.

 

Czym zajmuje się PIP?

Zadania Państwowej Inspekcji Pracy zostały uregulowane w ustawie z 5 lipca 2019 r. Są to m.in.:

• nadzór i kontrola, czy w zakładzie pracy przestrzegane są przepisy dotyczące prawa pracy;
• kontrola legalności zatrudnienia;
• ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika, określonych w Kodeksie pracy;
• opiniowanie projektów aktów prawnych z zakresu prawa pracy;
• wydawanie i cofanie zezwoleń;
• udzielanie bezpłatnych porad w zakresie prawa pracy;
• kontrolowanie, czy polecenia wydane w trakcie poprzednich kontroli Państwowej Inspekcji Pracy zostały spełnione;
• analiza przyczyn wypadków w pracy;
• kontrola nad warunkami pracy;
• wydawanie decyzji o konieczności wprowadzenia zmian na terenie zakładu, udzielenie mandatu lub skierowanie wniosku o ukaranie do sądu rejonowego, a nawet powiadamianie prokuratury o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.

 

Jak wygląda kontrola PIP i co kontroluje Państwowa Inspekcja Pracy?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy przeprowadzana jest przez inspektora pracy, który musi okazać legitymację służbową, potwierdzającą jego tożsamość i posiadane uprawnienia. Wizytacja ma miejsce w siedzibie podmiotu kontrolowanego oraz wszędzie tam, gdzie wykonywane są czynności z nią związane lub przechowywana jest dokumentacja finansowa i kadrowa.

Inspektor ma prawo do swobodnego wstępu na teren i wewnątrz budynków zakładowych, bez konieczności okazania przepustki czy poddania się rewizji osobistej. W trakcie wizyty może dokonać oględzin:

• stanowisk pracy,
• maszyn i urządzeń,
• obiektów i pomieszczeń,
• przebiegu procesów technologicznych i pracy.

W czasie kontroli inspektor może żądać udostępnienia dokumentów, np. dotyczących budowy, modernizacji czy przebudowy zakładu, akt osobowych pracowników, dokumentacji technologicznej i technicznej, a nawet przekazania próbki surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających podczas produkcji.

Inspektor może sprawdzić tożsamość osób, które znajdują się na terenie kontrolowanego obiektu, zażądać przedstawienia dokumentów z zakresu legalności zatrudnienia, wykonywać odpisy lub wyciągi z dokumentów, a także wzywać oraz przesłuchiwać pracowników. Może także za pomocą aparatury i środków technicznych, służących do rejestracji obrazu lub dźwięku, utrwalać przebieg wizyty.

Najważniejsze, aspekty, które może skontrolować Państwowa Inspekcja Pracy:

• dokumenty w sprawie legalności zatrudnienia,
• to, czy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika,
• to, czy wynagrodzenia za pracę są odpowiednio wypłacane, a zwłaszcza wynagrodzenie za nadgodziny, pracę w niedziele i święta,
• to, czy w zakładzie przestrzegane są przepisy o czasie pracy,
• to, czy pracownicy posiadają niezbędne badania lekarskie,
• to, czy pracownicy posiadają aktualne przeszkolenie z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz czy zasady BHP nie są łamane,
• to, czy w zakładzie przestrzegane są prawa zatrudnionych kobiet, rodziców, osób niepełnosprawnych, i młodocianych,
• to, w jaki sposób przechowywana i udostępniana jest dokumentacja osobowa.

 

Czy kontrola PIP bez zapowiedzi jest możliwa?

Zgodnie z artykułem nr 23 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy „inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy”.

Jednak artykuł nr 48 Prawa Przedsiębiorców głosi, że „organ zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli, a kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli”.

Są to zatem dwa sprzeczne przepisy. Aby je ujednolicić, do Sejmu wpłynął projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo przedsiębiorców. Ma on zawierać zapis, według którego kontrola PIP bez zapowiedzi będzie możliwa o każdej porze dnia i nocy.

 

Ile trwa kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?

Według art. 55 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawa przedsiębiorców, czas trwania wszystkich kontroli PIP w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

• u mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
• u małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
• u średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
• u pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

 

Kary PIP, czyli jakie mogą być konsekwencje kontroli?

Wszelkie nieprawidłowości i zaniechania, które wykryje kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, mogą mieć konsekwencje dla pracodawcy.

Kara pieniężna

Jedną z kar Państwowej Inspekcji Pracy jest mandat, którego wysokość zależy m.in. od wagi wykroczenia. Inspektor może wystawić mandat w wysokości od 1000 do 2000 zł, a jeżeli nieprawidłowość pojawi się podczas kolejnej kontroli PIP: 1000-5000 zł. Wyższą grzywnę (maksymalnie do 30 000 w roku) na wniosek inspektora może zasądzić jedynie sąd.

Warto wiedzieć, że jeśli inspektor wykryje kilka nieprawidłowości, kwota mandatu jest sumą wszystkich wykroczeń.

 

Kary pozafinansowe

Jedną z najczęstszych konsekwencji zaniechań jest nakaz usunięcia stwierdzonych uchybień. Inspektorat pracy wyznacza na to odpowiedni termin.

W przypadku, gdy wykroczenie zagraża zdrowiu lub życiu pracownika, inspektor może wydać nakaz wstrzymania działalności (w całym zakładzie lub konkretnych miejscach), eksploatacji maszyn lub urządzeń.

 

Zgłoszenie do innych instytucji

Inspektor pracy może także powiadomić o zaniechaniach właściwe instytucje:

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – gdy doszło do przekroczenia przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych;
• urząd Kontroli Skarbowej – gdy doszło do przekroczenia przepisów prawa podatkowego;
• policję i straż graniczną – gdy doszło do przekroczenia przepisów o cudzoziemcach.

 

Jakie podmioty podlegają kontroli Państwowej Inspekcji Pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy może kontrolować:

• pracodawców i podmioty nie będące pracodawcami i inne jednostki organizacyjne, dla których wykonywana jest jakaś praca przez osoby fizyczne, również takie, które mają założoną własną działalność gospodarczą,
• podmioty, które świadczą usługi pośrednictwa pracy, są doradcami personalnymi, doradzają zawodowo lub świadczą usługi pracy tymczasowej zgodnie z zapisami w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 20 kwietnia 2004 r.,
• podmioty, które kierują inne osoby na różnego rodzaju szkolenia w celu nabycia umiejętności praktycznych, np. na różnego rodzaju praktyki absolwenckie, zawodowe, które nie są zatrudnieniem ani pracą zarobkową według zapisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 20 kwietnia 2004 r.
• przedsiębiorcy, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni,
• pracodawcy, którzy delegują pracowników na terytorium Rzeczpospolitej w zakresie określonym w ustawie z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług,
• przedsiębiorcy albo inne jednostki organizacyjne, na których rzecz w ramach prowadzonej przez te podmioty działalności jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi – w zakresie wypłacania takim osobom wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

 

Kontrola z PIP – jak się przygotować?

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy to wydarzenie, na które warto być przygotowanym. Oczywiście najważniejsze jest to, aby bez względu na okoliczności przestrzegać w zakładzie pracy zasad BHP oraz stosować się na nakazów zawartych w Kodeksie pracy. Znajomość przepisów oraz ich właściwa interpretacja pomogą Ci uniknąć potencjalnych wykroczeń i zaniedbań.

Zadbaj też o to, aby wszelka dokumentacja była zawsze kompletna i przechowywana w odpowiednich warunkach. Dokumenty, które inspektor może chcieć przejrzeć, to m.in.:

• umowy pracowników,
• protokoły z wypadków, jeśli takie miały miejsce,
• dokumentację urządzeń i maszyn w zakresie ich bezpiecznego użytkowania przez pracowników (m.in. certyfikaty zgodności, instrukcje, daty przeglądów i konserwacji),
• procedury oraz instrukcje dla pracowników,
• dokumentację poświadczającą przebyte badania lekarskie, szkolenia BHP, zdobyte uprawnienia kwalifikacyjne do wykonywania danej pracy.

Ważnym aspektem jest dokumentacja na temat ewidencji czasu pracy pracowników. Pamiętaj, aby prowadzić ją osobno dla każdej zatrudnionej osoby i odpowiednio przechowywać. Upewnij się również, że w karcie ewidencji znajdują się wszystkie niezbędne informacje wypełnione w rzetelny sposób. Ułatwi to elektroniczna rejestracja czasu pracy, dzięki której zaoszczędzisz sporo czasu i zasobów, a nawet zadbasz o bezpieczeństwo na terenie budynku.

Gdy inspektor pracy pojawi się w Twoim zakładzie – po zapowiedzi lub bez niej – masz obowiązek umożliwić mu swobodną kontrolę. Przygotuj także wyodrębnione miejsce, w którym będzie on mógł swobodnie zapoznać się z dokumentacją.

 

Przeczytaj także:

✔️ Lista obecności – darmowy wzór PDF i Excel oraz ważne informacje

✔️ Harmonogram pracy – co to jest i jak go poprawnie ułożyć?

✔️ 10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie

Powrót