Harmonogram pracy – co to jest i jak go ułożyć?

Co to jest harmonogram pracy? Kiedy należy go ułożyć oraz co powinien zawierać? I czy każdy pracodawca jest zobowiązany, aby tworzyć rozkłady czasu pracy? Na te i inne pytania odpowiemy w artykule. Podpowiemy też, jak sprawnie weryfikować, czy pracownicy stosują się do rozpisanego grafiku!

Układanie grafiku czasu pracy często nie należy do łatwych i przyjemnych zadań. Bez względu na to, ile osób liczy Twoja firma, mogą pojawić się problemy z obłożeniem, dyspozycyjnością w okresie urlopowym, planowaniem szkoleń, wolnych weekendów… Wszystko to sprawia, że czynność ta może być czasochłonna i wymagać wiele sprytu.

Jak i kiedy ułożyć harmonogram czasu pracy? I co musi się w nim znaleźć? Czytaj dalej!

Co to jest harmonogram pracy? 

Jednym z kluczowych obowiązków pracownika jest przestrzeganie czasu pracy. To oznacza jej punktualne rozpoczęcie oraz zakończenie, a także przebywanie i wykonywanie obowiązków zawodowych w miejscu i czasie wyznaczonych przez pracodawcę. Zasady te mogą być ustalone w wewnątrzzakładowym regulaminie, z którym każdy pracownik ma obowiązek się zapoznać.

W tym celu w firmach często tworzy się tzw. harmonogram czasu pracy pracowników. To nic innego jak grafik, który uwzględnia indywidualny lub grupowy rozkład czasu pracy. Może zostać sporządzony w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne, aby powstał na czas krótszy niż okres rozliczeniowy, jednak obejmował przynajmniej 1 miesiąc.

Pracodawca musi zapoznać pracownika z jego rozkładem czasu pracy minimum na tydzień przed okresem, na który harmonogram ten został sporządzony. Grafik czasu pracy powinien być także czytelny i nie pozostawiać pracownikowi żadnych wątpliwości.

Czy rozkład czasu pracy jest obowiązkowy we wszystkich zakładach?

Zdarzają się przypadki, kiedy pracodawca nie musi sporządzać harmonogramu czasu pracy. Wyjątki zostały opisane w Kodeksie pracy i należą do nich sytuacje, gdy:

1. rozkład czasu pracy pracownika wynika z wewnątrzzakładowego regulaminu, obwieszczenia lub z umowy o pracę;
2. pracodawca w porozumieniu z pracownikiem ustali czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań (w zadaniowym systemie czasu pracy). W takim przypadku rozkład czasu pracy pracownik ustala samodzielnie;
3. na pisemny wniosek pracownika pracodawca stosuje dla niego ruchomy system czasu pracy, czyli taki, gdy każdego dnia rozpoczyna on pracę o innej porze lub w konkretnym przedziale czasowym;
4. na pisemny wniosek pracownika pracodawca ustali mu indywidualny rozkład czasu pracy.

Jak zrobić harmonogram pracy? Instrukcja krok po kroku

Harmonogram czasu pracy pracownika musi uwzględniać m.in.:

• informacje o dniach roboczych,
• wymiar czasu pracy,
• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• dobę pracowniczą,
• odpoczynki dobowe/ tygodniowe,
• 5-dniowy tydzień pracy,
• zapewnienie wolnej niedzieli minimum raz na 4 tygodnie,
• dni wolne od pracy,
• urlopy pracowników.

Krok 1: Ustalenie okresu rozliczeniowego

Tworząc harmonogram pracy, pracodawca w pierwszej kolejności powinien ustalić, ile godzin pracownik może przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Jak to robić, pisaliśmy w artykule Rozliczanie czasu pracy. Co musisz wiedzieć, aby robić to dobrze?. Dla przypomnienia:

Liczbę pełnych tygodni roboczych pomnóż razy 40 h. Do wyniku dodaj iloczyn 8 h i pozostałych pojedynczych dni roboczych, które wypadają w danym okresie rozliczeniowym. Na koniec odejmij 8 h za każde święto lub inny dzień ustawowo wolny od pracy, który wypada w innym dniu niż niedziela. 

PRZYKŁAD: Okres rozliczeniowy dla Pani Kasi, zatrudnionej na pełny etat, wynosi trzy miesiące. Jej pracodawca chce policzyć, ile godzin przepracuje ona w III kwartale roku.

Krok 2: Przygotowanie harmonogramu pracy

W harmonogramie zawrzyj wszystkie informacje, o których wspominaliśmy powyżej, czyli daty, dni tygodnia oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Nie zapomnij uwzględnić dni wolnych od świąt, przynajmniej jednej wolnej niedzieli na każde 4 następujące po sobie tygodnie, dni wolnych w ramach odbioru za pracę w niedzielę czy święto, planów urlopowych, doby pracowniczej, a także prawa pracownika do nieprzerywanego 11-godzinnego odpoczynku.

Krok 3: Przekazanie harmonogramu pracownikom

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca musi przekazać pracownikowi harmonogram minimum 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie. Może przedstawić mu papierową, jak i elektroniczną wersję dokumentu.

Zmiana harmonogramu pracy. Czy jest możliwa?

Zdarza się niekiedy, że w związku z nagłymi wydarzeniami ze strony pracowników (urlop na żądanie, zwolnienie lekarskie, wypowiedzenie umowy itp.) pracodawca jest zmuszony, aby zmodyfikować grafik pracowników. Czy jednak zmiana harmonogramu pracy jest dopuszczalna?

Kwestię te wyjaśnia pismo Głównego Inspektoratu Pracy z dnia 6 kwietnia 2009 r.: „zmiana godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę harmonogramu czasu pracy tej osoby. Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w kodeksie pracy (art. 1513 i art. 15111). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna”.

Harmonogramy czasu pracy. Jak ułatwić ich weryfikację?

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest ewidencjonowanie czasu pracy pracownika. Ułatwia to rejestracja czasu pracy, która ma jeszcze jedną zaletę – systemy umożliwiają kontrolę wejść i wyjść pracowników na podstawie harmonogramu ich pracy. Dzięki temu możesz z łatwością weryfikować, czy pracownicy przestrzegają zasad grafiku, nie spóźniają się, nie wychodzą za wcześnie lub zostają po godzinach.

System rejestracji czasu pracy to niezwykle praktyczne rozwiązanie. Współpracuje z systemami kadrowo-płacowymi, aby jeszcze szybciej rozliczać czas pracy i oszczędzać nie tylko koszty, ale i zasoby. System RCP wpływa na dyscyplinę w organizacji, a dzięki dynamicznym raportom operator oprogramowania na bieżąco może sprawdzać, kto znajduje się w budynku.

Zainteresowało Cię takie rozwiązanie? Chętnie podpowiemy Ci, jak możesz je wdrożyć w swojej firmie! System UniRCP od UNICARD wybrało już ponad 12 000 klientów!

Kontakt z doradcą 

Przeczytaj także:

✔️ Lista obecności – darmowy wzór PDF i Excel oraz ważne informacje

✔️ 10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie