Godziny nadliczbowe – czym są i jak ustalić wynagrodzenie za nadgodziny?

Jak rozliczać nadgodziny, czy są obowiązkowe i jakie wynagrodzenie przysługuje za godziny nadliczbowe? Kodeks pracy wiele wyjaśnia tym temacie. W naszym artykule w przystępny sposób przedstawimy Ci kluczowe informacje o nadgodzinach.

Jak wynika z raportu ADP „Workforce View 2020” około 56% Europejczyków przynajmniej raz w tygodniu zostaje w pracy po godzinach, co dla wielu z nich jest dodatkowym źródłem dochodu. Jednak niemal co drugi Polak nie otrzymuje wynagrodzenia za godziny nadliczbowe!

To poważny problem zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników. Przede wszystkim praca w godzinach nadliczbowych, zgodnie z przepisami polskiego prawa, musi być odpowiednio rozliczana. Równie ważną kwestią jest kondycja pracownika – zarówno psychiczna, jak i fizyczna. Światowa Organizacja Zdrowia przestrzega, że zbyt częste nadgodziny mogą przyczynić się do poważnych problemów zdrowotnych, takich jak depresja, udar mózgu czy zawał serca, dlatego nie powinny być codziennością.

Zatem jak często pracownik może pracować w godzinach nadliczbowych, a przede wszystkim – jak rozliczać nadgodziny? Kodeks pracy zawiera na ten temat ważne informacje, które przybliżymy Ci w poniższym artykule.

Co to są godziny nadliczbowe?

Kodeks pracy nadgodziny opisuje jako „pracę wykonywaną ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także pracę wykonywaną ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy”.

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w dwóch przypadkach:

1. gdy istnieje konieczności usunięcia awarii, prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony środowiska lub mienia;
2. w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy.

Drugi punkt jest dość niejasny. Kodeks pracy nie precyzuje, czym są owe szczególne potrzeby, dlatego każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny pracodawcy. Zgodnie z wyjaśnieniem Sądu Najwyższego z dnia 26 maja 2008 roku są to „potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością”, dlatego niedopuszczalne jest zbyt częste zlecanie pracownikowi pracy „po godzinach”. Nadgodziny nie mogą być także z góry planowane, np. w harmonogramach pracy.

Ile nadgodzin w roku można maksymalnie przepracować?

Według Kodeksu pracy limit nadgodzin w roku kalendarzowym, przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy, wynosi 150 h, chyba że w umowie o pracę lub regulaminie zakładowym postanowiono inaczej (nie więcej jednak niż 8 nadgodzin tygodniowo, a 416 nadgodzin w skali roku).

Łączny czas pracy z nadgodzinami nie może być dłuższy niż 13 godzin dziennie, ponieważ w każdej dobie pracowniczej pracownik ma prawo do 11-godzinnego odpoczynku.

PRZYKŁAD: Pan Jarek pracuje jako szewc w godzinach 8:00-16:00. Z powodu nadmiaru pracy jego szef wydał mu polecenie, aby został w pracy dłużej. Pan Jarek może zostać w pracy maksymalnie do godziny 21:00.

Jak rozliczać nadgodziny? I jak je wynagradzać?

Rekompensata za godziny nadliczbowe może być przyznana w dwóch formach.

1.      Jako oddanie czasu wolnego w zamian za nadgodziny

Jeśli czas wolny ma zostać przyznany z inicjatywy pracownika, za każdą nadliczbowo przepracowaną godzinę przysługuje mu 1 godzina wolna od pracy. Z kolei jeśli pracodawca zdecyduje się oddać pracownikowi czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych, to za każdą przepracowaną godzinę przysługuje mu 1,5 h czasu wolnego.

PRZYKŁAD: Pani Gosia jest recepcjonistką w biurze. Szef w czwartek poprosił ją, aby została w pracy o 2 godziny dłużej, a w zamian odebrała czas wolny na drugi dzień. W takim wypadku Pani Gosia w piątek wyjdzie z pracy o 3 godziny wcześniej, niż zwykle.

2.      Finansowe wynagrodzenie za godziny nadliczbowe

Jak są płatne nadgodziny? To zależy od tego, kiedy praca w godzinach nadliczbowych była wykonywana. Zgodnie z Kodeksem pracy wynagrodzenie za nadgodziny składa się z dwóch części: płacy zasadniczej, czyli standardowego wynagrodzenia wraz z premiami i innymi stałymi dodatkami, oraz dodatku.

• Za nadgodziny w niedzielę czy święta, będące dla pracownika dniami wolnymi od pracy, w porze nocnej oraz te przepracowane w dniu wolnym od pracy, który udzielony został pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, otrzymuje on wynagrodzenie w wysokości 100% płacy zasadniczej + 100% dodatku.
• Za nadgodziny dobowe, czyli przypadające w innych dniach, niż te wspomniane powyżej, pracownikowi przysługuje wynagrodzenie 100% płacy zasadniczej + 50% dodatku.

PRZYKŁAD: Pan Damian pracuje jako kurier. Jego stawka godzinna wynosi około 20 zł i 40 groszy. We wtorek jego szef poprosił go, aby został w pracy godzinę dłużej, za co otrzyma wynagrodzenie za nadgodziny. Zatem za dodatkową godzinę spędzoną w pracy Pan Damian otrzyma 30 zł 60 gr.

Czy pracodawca może „zmusić” do nadgodzin?

Wiele osób zastanawia się, czy nadgodziny są obowiązkowe. A może pracownik ma możliwość odmówienia pozostania w pracy „po godzinach”? Odpowiedź nie jest jednoznaczna.

Otóż pracodawca może wydać polecenie pracy w godzinach nadliczbowych, gdy wynika to awarii lub z jego szczególnych potrzeb, które nie były możliwe do przewidzenia, np. nagłej nieobecności innego pracownika, zwiększonej ilość pracy do wykonania, itp. Zgodnie z Kodeksem pracy obowiązkiem pracownika jest sumienne oraz staranne wykonywanie swoich obowiązków, a także stosowanie się do poleceń przełożonego, dlatego po otrzymaniu polecenia pozostania w pracy w godzinach nadliczbowych pracownik musi bezwzględnie się do niego zastosować. W innym przypadku pracodawca może ukarać go:

• upomnieniem,
• naganą,
• karą pieniężną,
• a w sytuacji, która w dużym stopniu wpłynęła na dezorganizację pracy – wypowiedzeniem.

Jest jednak kilka grup pracowników, którym pracodawca nie może zlecić pracę w godzinach nadliczbowych. Są to:

• pracownicy młodociani,
• kobiety w ciąży,
• rodzice wychowujący dziecko do lat 4, którzy pisemnie oświadczyli, że zamierzają korzystać z uprawnień do niewykonywania obowiązków w godzinach nadliczbowych,
• pracownicy niepełnosprawni.

Praca w godzinach nadliczbowych – podsumowanie

Praca w godzinach nadliczbowych to rozległy temat. Pracodawca musi mieć świadomość tego, jakie są limity nadgodzin oraz w jaki sposób je rozliczać. Z kolei pracownikowi przyda się wiedza, w jakich sytuacjach może zostać zobowiązany do pracy „po godzinach” oraz na jaką rekompensatę może liczyć.

Aby ułatwić temat rozliczania czasu pracy, warto skorzystać z dedykowanych rozwiązań, które usprawnią ten proces. Jednym z nich jest system rejestracji i ewidencji czasu pracy, który umożliwia m.in.:

• kontrolę wejść i wyjść pracowników zgodnie z ich harmonogramem pracy;
• kontrolę spóźnień, nadgodzin czy wcześniejszych wyjść,
• rozliczanie pracy zdalnej,
• integrację z systemami kadrowo-płacowymi.

Rejestracja czasu pracy to redukcja kosztów, jak i oszczędność zasobów. Z systemem zadbasz o bezpieczeństwo mienia i pracowników oraz przyspieszysz i ułatwisz pracę działu kadr, który zyska wsparcie z ewidencją czasu pracy czy rozliczaniem nadgodzin. Dzięki rozbudowanym raportom na bieżąco możesz kontrolować, kto aktualnie znajduje się w budynku, kiedy rozpoczął pracę i o której godzinie ją zakończył. A to tylko kilka zalet – resztę opisaliśmy w artykule 10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie.

Jeśli masz dodatkowe pytania o to, jak wykorzystać system rejestracji czasu pracy, aby łatwiej i szybciej rozliczać nadgodziny, skontaktuj się z nami!

Kontakt z doradcą 

Przeczytaj także:

✔️ Szkolenia BHP – co ile je robić, czy są obowiązkowe i inne kluczowe informacje

✔️ Biometria w systemach rejestracji czasu pracy. Czy to możliwe i zgodne z prawem?