Ewidencja czasu pracy od A do Z. Co musisz wiedzieć?
Zastanawiasz się, czym jest ewidencja czasu pracy oraz czy ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe? A może chcesz wiedzieć, co powinien zawierać taki dokument i jak powinna wyglądać poprawnie prowadzona ewidencja czasu pracy? Przeczytaj nasz artykuł!
Ewidencja czasu pracy. Co to jest?
Ewidencja czasu pracy to nic innego jak dokument, który zawiera szczegółowe informacje o czasie, w którym pracownik wypełniał swoje obowiązki zawodowe. Ewidencja godzin pracy prowadzona jest indywidualnie dla każdego pracownika. Jest ona niezbędna, aby móc poprawnie rozliczyć czas jego pracy, naliczyć przysługujące mu wynagrodzenie, czy ustalić inne świadczenia związane z pracą. To, czy pracodawca uzupełnia ewidencję oraz, czy robi to we właściwy sposób, może skontrolować Państwowa Inspekcja Pracy (PIP).
Warto wiedzieć, że ewidencja czasu pracy to tylko jeden z dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Pozostałe to m.in. zgody pracownika, wnioski pracownika (np. o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych, czy stosowania wybranego systemu czasu pracy), a także dokumenty związane np. z godzinami nadliczbowymi.
Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?
Według Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, które obowiązuje od 01.01.2019 roku, ewidencja czasu pracy pracownika musi zawierać:
- przepracowaną przez niego liczbę godzin wraz z dokładną informacją o jaka była godzina rozpoczęcia oraz zakończenia pracy,
- o liczbie przepracowanych godzin w porze nocnej,
- o liczbie przepracowanych godzin nadliczbowych,
- informację o dniach wolnych od pracy wraz z oznaczeniem powodu ich udzielenia (np. odbiór za pracę w niedzielę),
- informację o rodzaju oraz wymiarze zwolnień od pracy,
- informację o rodzaju oraz wymiarze wszelkich nieobecności w pracy,
- informację o wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności,
- informację o godzinach pełnionego dyżuru, miejscu jego pełnienia oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
- informację o czasie pracy pracownika młodocianego w ramach przygotowania zawodowego.
Wszelkie te informacje mają być dowodem, czy pracodawca przestrzega przepisów o dobie pracowniczej oraz, czy pracownikowi został zapewniony minimalny odpoczynek dobowy.
Ewidencjonowanie czasu pracy pracownika. Odpowiedzi na najczęstsze pytania
Jedną z kluczowych dla pracodawcy kwestii jest to, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy oraz jak ją prowadzić. Przepisy określają kilka innych zasad, na które także warto zwrócić uwagę, dlatego poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze pytania.
Jaki jest okres przechowywania ewidencji czasu pracy?
Przechowywanie ewidencji czasu pracy to obowiązek pracodawcy. Dokumenty muszą być składowane przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz kolejne 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu (wyjątkiem są sytuacje regulowane odrębnymi przepisami).
Warto także pamiętać, że dokumenty – czy to w formie papierowej, czy elektronicznej – muszą być przechowywane w taki sposób, aby nie uległy zniszczeniu, np. wskutek powodzi czy pożaru, jak i nie trafiły w niepowołane ręce.
Czy ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa?
Tak, ewidencję czasu pracy pracownika należy prowadzić w każdym rozkładzie oraz systemie czasu pracy. Pracodawca musi prowadzić dokument od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika.
Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy może skutkować grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł.
Dla kogo prowadzona jest uproszczona ewidencja czasu pracy?
Uproszczona ewidencja czasu pracy prowadzona jest dla trzech typów pracowników:
- objętych zadaniowym systemem czasu pracy,
- zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
- pracowników otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej lub godzinach nadliczbowych.
W ich przypadku pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy, a dni pracy oraz okresy, kiedy pracownicy nie wykonywali swoich obowiązków (np. z tytułu zwolnienia lekarskiego, czy urlopu wypoczynkowego).
Jak wypełniać ewidencję czasu pracy?
Karta ewidencji czasu pracy musi zostać uzupełniona w taki sposób, aby umożliwiała prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia dla pracownika. Dla każdej z zatrudnionych osób musi być prowadzona oddzielnie oraz zawierać wszystkie informacje wymagane w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (lista powyżej).
Nie istnieje jeden wzór prawidłowo prowadzonej ewidencji czasu pracy – najczęściej jest ona tworzona w formie tabeli (papierowej lub elektronicznej) z odpowiednim oznaczeniem godzin, np.:
- Ub. - urlop bezpłatny,
- Uwych. - urlop wychowawczy,
- Ch. - choroba,
- UŻ. - urlop na żądanie,
- Uok. - urlop okolicznościowy.
Jak więc widać, obejmuje ona także ewidencję urlopów.
Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy?
Obowiązek ewidencji czasu pracy spoczywa na każdym pracodawcy – bez względu na to, ile osób zatrudnia. Nawet dla jednego pracownika wymagana jest indywidualna ewidencja czasu pracy.
Czy ewidencja czasu pracy musi być podpisana?
Nie istnieje wymóg, według którego pracownik musiałby podpisywać kartę z ewidencją czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy a lista obecności. Czy są tożsame?
Lista obecności a ewidencja czasu pracy to dwa różne dokumenty. Lista nie jest obowiązkowa oraz najczęściej jest prowadzona zbiorczo. Potwierdza godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, dlatego może uzupełniać ewidencję. Jeśli jest jednak prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika oraz oprócz informacji o godzinach pracy zawiera także pozostałe informacje wskazane w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, to można uznać ją za ewidencję czasu pracy.
Czy pracownik może zobaczyć kartę z ewidencją swojego czasu pracy?
Pracodawca jest właścicielem dokumentu ewidencji czasu pracy, jednak na żądanie pracownika musi udostępnić mu jego kartę. Ten może mieć wgląd do ewidencji, skserować ją lub odpisać z oryginału.
Pracodawca nie może jednak udostępniać ewidencji czasu pracy pracownika innym podmiotom, ponieważ w dokumencie znajdują się poufne dane osobowe.
Czy można wykorzystywać dane biometryczne w celu prowadzenia ewidencji czasu pracy?
Pracodawca nie może wykorzystywać danych biometrycznych w celu rejestracji czy ewidencji czasu pracy. Więcej na ten temat znajdziesz w artykule: Biometria w systemach rejestracji czasu pracy.
Ewidencjonowanie czasu pracy. Podsumowanie
Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy, dlatego warto systematycznie i rzetelnie ją uzupełniać. Decyzją pracodawcy ewidencja może być prowadzona jako papierowy dokument lub w zdecydowanie bardziej nowoczesnej formie elektronicznej.
Dlaczego warto postawić na elektroniczną ewidencję czasu pracy? Przede wszystkim jest to oszczędność czasu oraz zasobów – możesz zapomnieć o ręcznym wypełnianiu dziesiątek, jak nie setek wierszy w Excelu oraz o papierowych listach obecności. Z kolei dzięki kontroli spóźnień, nadgodzin czy wcześniejszych wyjść zadbasz o dyscyplinę wśród pracowników. Nowoczesna rejestracja czasu pracy (RCP) nie tylko zbiera informacje o czasie pracy, ale także umożliwia eksport danych do najpopularniejszych programów kadrowo-płacowych (m.in. SAP, R2płatnik Sage, Enova 365, Teta, KOMA, InfoMedica). To znacznie przyspieszy i ułatwi prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz proces rozliczania czasu pracy.
Oprogramowanie UniRCP zapewnia bezpieczeństwo przechowywania danych, do których dostęp ma wyłącznie operator. Sam proces rejestracji czasu pracy jest niezwykle łatwy – każdy z pracowników otrzymuje indywidualną kartę, którą zbliża do czytnika (kartę można zastąpić telefonem z funkcją Bluetooth lub NFC). Dzięki portalowi Iridium 360 Employee możliwa jest także rejestracja podczas pracy zdalnej! To tylko kilka zalet – pozostałe znajdziesz w artykule 10 powodów, dla których warto wdrożyć system rejestracji czasu pracy w Twojej firmie.
Jeśli masz dodatkowe pytania o ewidencjonowanie czasu pracy lub chcesz poznać szczegóły wdrożenia systemu rejestracji czasu pracy w Twojej firmie – daj nam znać!
Przeczytaj także:
✔️ Bezpieczeństwo i higiena pracy. O czym pracodawca i pracownicy muszą pamiętać?
✔️ Praca w niedziele i święta. Czy to zgodne z Kodeksem pracy?
✔️ Wyjście prywatne w czasie pracy - poznaj przepisy Kodeksu pracy!
