WFOSiGW - Unicard

WFOSiGW

WFOSiGW

Rejestracja czasu pracy w WFOŚiGW

W 2013 roku mija 20 lat działalności Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Małopolsce, którego misją jest skutecznie wspieranie działań na rzecz środowiska w Małopolsce.

Dobre zarządzanie Funduszem to nie tylko dbałość o efektywnie wydatkowane środki publiczne, ale także głęboka troska o zasoby ludzkie, w postaci dobrze wyszkolonej kadry pracowników. System RCP wzmocnił efektywność pracowników oraz poziom bezpieczeństwa w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Krakowie.

Cele wdrożenia

  • trudności z efektywnym wykorzystaniem czasu pracy w określonej przestrzeni biurowej,
  • problemy z adekwatnym rozliczaniem czasu pracy w systemie ruchomym i zadaniowo-projektowym,
  • konieczność właściwego monitorowania i zabezpieczenia pomieszczeń przed wejściem osób niepowołanych.

Efekty

  • wzrost efektywności i zadowolenia z pracy osób zatrudnionych w ramach ruchomego czasu pracy,
  • podwyższenie poziomu bezpieczeństwa osób i mienia,
  • racjonalizacja kosztów działalności i kosztów społecznych poprzez wzrost samodyscypliny czasu pracy,
  • modyfikacja zapisów formalnych, regulujących czas pracy i jego wykonanie, poprzez zainstalowanie systemu kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy firmy UNICARD SA.

Wymagania

W zatrudniającym ponad 40 pracowników Funduszu do kluczowych problemów zostały zaliczone trudności w zakresie racjonalnego wykorzystania i rozliczania czasu pracy poszczególnych pracowników. Wynikało to z zastosowania tzw. „widełek czasowych” rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy, jak również z rozliczania nieobecności z tytułu delegacji, choroby czy np. urlopu na żądanie.

Kolejnym zadaniem było zapewnienie kontroli dostępu do określonych pomieszczeń – zbyt wiele osób miało nieautoryzowany dostęp do pomieszczeń specjalnego przeznaczenia, np. serwerowni. Fundusz dążył także do zharmonizowania działań pracowników w ramach prowadzonych projektów, ze szczególnym uwzględnieniem koordynacji czasowej osób dedykowanych do danego przedsięwzięcia.

Opis rozwiązania

Dzięki zastosowaniu prostych w obsłudze terminali i wielofunkcyjnych kart rejestracji czasu pracy – identyfikatorów osobistych pełniących rolę legitymacji służbowych – każdy pracownik może samodzielnie obsłużyć zainstalowane urządzenia, a tym samym odnotować swoją obecność w pracy.

Jak zaznaczyła Prezes Zarządu, Pani Małgorzata Mrugała: „pracownicy przychodząc rano do pracy są zadowoleni, bez stresu powodowanego ewentualnym spóźnieniem, koniecznością stawienia się do pracy w określonej minucie rozpoczęcia pracy; nastawieni na cele organizacji”.

Integracja systemów z istniejącym w firmie programem kadrowym pozwoliła na wyeliminowanie papierowej ewidencji, automatyczne rozliczanie wynagrodzenia z uwzględnieniem nieobecności oraz usprawnienie pracy. Zastosowana aplikacja do obsługi KD i RCP, jak zauważył jeden z pracowników, jest „czytelna i intuicyjna w obsłudze, jak również nie budzą zastrzeżeń zastosowane technologie”. Ponadto, zainstalowana kontrola dostępu skutecznie wpłynęła na wzrost świadomości odpowiedzialności wśród pracowników za powierzone mienie, a pozyskiwane z raportów dane, kto, kiedy i gdzie przebywał „w sytuacjach awaryjnych dają możliwość analizy problemu”.

Korzyści

Decyzja o zakupie i wdrożeniu systemu KD i RCP firmy UNICARD SA w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Krakowie przyniosła wymierne korzyści na wielu płaszczyznach.

UNICARD SA, będąc producentem, integratorem oraz instalatorem nie tylko systemów KD i RCP, ale także systemów Niskoprądowych, BMS, Parkingowego czy Biletowego, zaoferował Wojewódzkiemu Funduszowi bezpośrednią pomoc poprzez tzw. HELP-DESK oraz serwis gwarancyjny i pogwarancyjny. Tak zorganizowana opieka nad Klientem przekłada się bezpośrednio na jego poczucie bezpieczeństwa oraz pewność, że ma do czynienia z poważnym partnerem handlowym.

Oszczędność czasu uzyskana poprzez optymalne rozplanowanie zadań wśród pracowników oraz kontrola ich aktywności – m.in. poprzez zastosowanie systemu rejestracji czasu pracy – gwarantuje długofalowy sukces finansowy i organizacyjny Funduszu.