Tworzymy bezpieczny świat

  • PL

Bydgoszcz jest jednym z największych miast Polski, malowniczo położonym nad rzeką Brdą i kanałem Bydgoskim. Jest jednocześnie największym miastem województwa kujawsko- pomorskiego i siedzibą jego Wojewody. Urząd Miasta w Bydgoszczy jest usytuowany w kilku lokalizacjach w centrum miasta, a jego liczne Wydziały (m.in. : Edukacji, Podatków, Geodezji, Spraw Obywatelskich czy Zamówien Publicznych) oraz biura meldunkowe mają swoje siedziby w pięknych, zabytkowych kamienicach.

Case Studydokument do pobrania

Cele wdrożenia:

  • wyeliminowanie papierowych list obecności
  • sieciowe rozwiązanie Rejestracji Czasu Pracy dla 4 lokalizacji urzędu

Efekty:

  • ewidencja czasu pracy urzedników
  • sprawne rozliczanie dni roboczych pod koniec każdego miesiąca
  • rejestracja wyjść prywatnych pracowników

Wyzwanie:

Do niedawna pracownicy urzędu podpisywali się codziennie na papierowych listach dostępnych w sekretariacie urzędu, a zestawienia list obecności były przekazywane z kilku lokalizacji do działu Kadr, pod koniec każdego miesiąca. Było to dość uciążliwe, gdyż listy krążyły między budynkami, konieczne było też odsyłanie podpisanych list obecności.

Oczekiwania klienta:

Urząd, a konkretnie jego Wydział Organizacyjno- Administracyjny postanowił usprawnić proces rejestracji czasu pracy przez wprowadzenie sieciowego rozwiązania dla wszystkich lokalizacji urzędu i jego pracowników. W wyniku postępowania przetargowego została wybrana oferta UNICARD SA, a w ciągu miesiąca została zrealizowana cała instalacja, wdrożenie i szkolenie pracowników Działu Kadr. Pan Piotr Fundament, który zajął się przygotowaniem specyfikacji przetargowej ocenia z perspektywy czasu wdrożenie za udane. „Wszystko odbyło się terminowo, we wszystkich 4 lokalizacjach, zarówno wdrożenie , jak i instalacja.”- wspomina p. Piotr Fundament z Wydziału Organizacyjno- Administracyjnego. Urząd zakupił też drukarkę do kart Evolis Pebble 4, dzięki czemu karty pracownicze są personalizowane bezpośrednio w urzędzie.

Propozycja rozwiązania:

„W tej instalacji zostało wykorzystanych 11 rejestratorów czasu pracy SD1660 w wersji LAN, około 1000 kart pracowniczych oraz oprogramowanie UniRCP, które zostało zintegrowane z systemem Kadrowo- Płacowym” dodaje Wojciech Jóźwiak, handlowiec i opiekun klienta w oddziale UNICARD SA w Poznaniu. „Wdrożenie odbyło sie sprawnie, choć ze wzgledu na to, że odbywało się w zabytkowych budynkach, musieliśmy uzyskać wcześniej zgodę na kucie w ścianach, konieczne aby doprowadzić wszystkie kable. Dodatkowym utrudnieniem był fakt, że urząd pracował cały czas, a nasza instalacja nie mogła kolidować z normalną pracą i przychodzącymi załatwić sprawy urzędowe interesantami”- opowiada p. Jóźwiak.

Korzyści:

„Prowadzenie rejestracji czasu pracy, a w szczególności list obecności pracowników jest teraz dużo mniej uciążliwe niż poprzednio. Każde wyjście pracownika poza teren urzędu jest też zewidencjonowane dzięki czemu dzień roboczy każdego pracownika w systemie jest przejrzysty i klarowny” – podkreśla p. Małgorzata Kęsek, Kierownik Działu Kadr. „Odpadły nie tylko kwestie papierowe, ale też widać ile dany pracownik ma do odpracowania godzin związanych np. z wyjściami prywatnymi w danym miesiącu” dodaje p. Małgorzata. Po wdrożeniu systemu rejestracji czasu pracy przyszły inne pomysły na wykorzystanie kart pracowniczych. Spora liczba pracowników urzędu przyjeżdza w okresie letnio-jesiennym do pracy na rowerach. Został więc udostępniony specjalny parking dla rowerów tzw. „rowerownia”, a dostęp do niej mają wszyscy pracownicy przy pomocy swoich kart. „Dzięki temu rowery są zabezpieczone przed ewentualnymi kradzieżami, które niestety wcześniej się zdarzały. Do tego wiemy kto i kiedy wyjmował swój rower.” twierdzi p. Piotr Fundament.

Produkty zastosowane w rozwiązaniu:

UNICARD SA od ponad dwudziestu lat jest liderem na rynku rozwiązań z zakresu kontroli dostępu, rejestracji czasu pracy, systemów identyfikacji osób, bezpieczeństwa informatycznego. Oferuje usługi konsultingowe, serwisowe oraz sprzęt i oprogramowanie dopasowane do indywidualnych wymagań klienta. Dbałością o najwyższą jakość produktów i usług firma ugruntowała sobie mocną pozycję na rynku. Wiodącymi produktami są systemy :

Firma zatrudnia ok. 100 specjalistów w krakowskiej Centrali UNICARD SA oraz
biurach w Warszawie i Poznaniu

 

Pozostałe Case Study z kategorii systemy rejestracji czasu pracy:

Hilton Foods

Arjohuntleigh Polska Sp z o.o.

WFOSiGW